Was ist eine E-Rechnung? Pflicht, Formate, Beispiele
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist in Deutschland seit 2025 Pflicht. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Doch was genau ist eine E-Rechnung? Welche Formate gibt es? Und wie erstellen und empfangen Sie eine? Dieser Leitfaden erklärt alles Schritt für Schritt.
E-Rechnung kurz zusammengefasst
- Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat, kein PDF.
- Zugelassene Formate: ZUGFeRD (PDF + XML), XRechnung (reines XML), Peppol BIS (UBL 2.1).
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Versandpflicht ab 2027 (große Unternehmen) bzw. 2028 (alle B2B).
- Übermittlung per E-Mail, Portal oder automatisch über das Peppol-Netzwerk.
- Registrierung und Peppol-ID sind kostenlos. Senden und Empfangen ab €0,25 pro Rechnung.
Inhaltsverzeichnis
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie wird maschinell und automatisch verarbeitet. Das unterscheidet sie grundlegend von einer PDF-Rechnung oder einer Papierrechnung.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die europäische Norm EN16931 definieren, was eine E-Rechnung ist: ein strukturiertes Datenformat (wie XML), das ohne manuelle Eingabe direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden kann.
Wichtig: PDF ist keine E-Rechnung
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine PDF-Datei ist ein Bild einer Rechnung, kein maschinenlesbares Datenformat. Sie kann nicht automatisch verarbeitet werden. Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol BIS erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Haben Sie noch PDF-Rechnungen? Unser PDF-zu-Peppol-Konverter wandelt sie in konforme E-Rechnungen um.
E-Rechnung vs. PDF vs. Papier
| Merkmal | E-Rechnung | Papier | |
|---|---|---|---|
| Maschinenlesbar | Ja | Nein | Nein |
| Automatische Verarbeitung | Ja | Nur mit OCR | Nur mit Scannen + OCR |
| Gesetzeskonform (ab 2025) | Ja | Übergangsweise | Übergangsweise |
| Format | XML / UBL / CII | Bilddatei | Physisches Dokument |
E-Rechnung Formate: ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS
In Deutschland und Europa gibt es drei gängige Formate für E-Rechnungen. Alle müssen der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Einen detaillierten Vergleich finden Sie in unserem Artikel ZUGFeRD vs XRechnung: Welches Format wann?. Eine Übersicht aller kostenlosen Tools zur Validierung und Konvertierung finden Sie in unserem Tool-Verzeichnis.
ZUGFeRD (Factur-X)
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-Datei mit eingebetteter XML (Cross Industry Invoice, CII). Die Rechnung ist sowohl visuell lesbar (PDF) als auch maschinenlesbar (XML). ZUGFeRD 2.x ist identisch mit dem französischen Factur-X-Standard.
- Ideal für KMUs: visuell lesbar + maschinenlesbar
- Profile: Minimum, Basic, EN16931 (Comfort), Extended
- Ab Profil EN16931 gesetzeskonform für B2B
Mehr Details in unserem ZUGFeRD Format Leitfaden.
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für den deutschen öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt wurde. Es basiert auf der europäischen Norm EN16931 und wird über das ZRE- oder OZG-RE-Portal übermittelt.
- Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden
- Reines XML (UBL 2.1 oder CII)
- Verwendet Leitweg-ID zur Adressierung
Peppol BIS 3.0
Peppol BIS (Business Interoperability Specification) ist der internationale Standard für E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Es basiert auf UBL 2.1 und ist EN16931-konform. Peppol BIS wird in über 35 Ländern verwendet und ist das bevorzugte Format für grenzüberschreitende E-Rechnungen.
- International: über 35 Länder
- Basiert auf UBL 2.1
- Automatische Zustellung über das Peppol-Netzwerk
- In Belgien seit Januar 2026 Pflicht für B2B
Formate im Vergleich
| Eigenschaft | ZUGFeRD | XRechnung | Peppol BIS |
|---|---|---|---|
| Basis | PDF/A + CII XML | UBL 2.1 oder CII XML | UBL 2.1 |
| Visuell lesbar | Ja (PDF-Ebene) | Nein (reines XML) | Nein (reines XML) |
| Einsatzgebiet | B2B (DACH) | B2G (Deutschland) | B2B international |
| Übermittlung | E-Mail, Upload | ZRE/OZG-RE-Portal | Peppol-Netzwerk |
| EN16931-konform | Ab Profil EN16931 | Ja | Ja |
E-Rechnung Pflicht: Wer? Wann?
Das Wachstumschancengesetz (in Kraft seit März 2024) verpflichtet alle Unternehmen in Deutschland zur E-Rechnung. Die Einführung erfolgt stufenweise. Alle Termine, Pflichten und Übergangsfristen finden Sie in unserem vollständigen Zeitplan.
1. Januar 2025: Empfangspflicht
Alle Unternehmen (unabhängig von der Größe) müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Freiberufler.
1. Januar 2027: Versandpflicht (große Unternehmen)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden.
1. Januar 2028: Versandpflicht (alle Unternehmen)
Alle Unternehmen müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Eine detaillierte Checkliste finden Sie in unserem CFO-Leitfaden zur E-Rechnung. Das betrifft:
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
- Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
- Einzelunternehmer und Freiberufler
- Kleinunternehmer (nach §19 UStG)
Ausnahmen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8-29 UStG sind von der Pflicht ausgenommen.
Belgien: bereits Pflicht seit Januar 2026
In Belgien ist die B2B-E-Rechnung über Peppol seit dem 1. Januar 2026 verpflichtend. Wenn Sie mit belgischen Unternehmen handeln, müssen Sie bereits jetzt E-Rechnungen über Peppol senden und empfangen.
So erstellen Sie eine E-Rechnung
Es gibt mehrere Wege, eine konforme E-Rechnung zu erstellen. Welcher für Sie der richtige ist, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihrer bestehenden Software ab. Wenn Sie bisher mit Word oder Excel fakturieren, erfahren Sie in unserem Artikel wie E-Invoicing Word und Excel ersetzt.
Per E-Mail (für KMUs)
Senden Sie Ihre Rechnungsdaten als E-Mail an e-invoice.be. Wir konvertieren sie automatisch in eine konforme E-Rechnung und liefern sie über Peppol an den Empfänger. Keine Software-Installation nötig.
Per API (für Entwickler und ERP-Systeme)
Integrieren Sie unsere Peppol API in Ihre Software. Senden Sie Rechnungsdaten als JSON und erhalten Sie eine UBL-konforme E-Rechnung, die automatisch über Peppol zugestellt wird. Lesen Sie unseren API-Integrationsleitfaden für Details.
Über Ihre Buchhaltungssoftware
Viele Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile E-Rechnungs-Export (ZUGFeRD oder XRechnung). Prüfen Sie, ob Ihre Software EN16931-konforme Dateien erzeugen kann.
Jetzt E-Rechnungen versenden
Registrieren Sie sich kostenlos bei e-invoice.be und versenden Sie Ihre erste E-Rechnung in wenigen Minuten. Kein Setup, keine monatlichen Gebühren. Senden und Empfangen ab €0,25 pro Rechnung.
Kostenlos registrierenSo empfangen Sie eine E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dafür benötigen Sie eine Peppol-ID und einen Zugang zum Peppol-Netzwerk.
Peppol-ID erhalten
Ihre Peppol-ID basiert auf Ihrer USt-IdNr (z.B. 9930:DE123456789). Registrieren Sie sich bei einem Peppol Access Point, um Ihre ID im Netzwerk zu aktivieren. Lesen Sie unseren Registrierungsleitfaden für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
E-Rechnungen empfangen
Sobald Ihre Peppol-ID aktiv ist, können andere Unternehmen Ihnen E-Rechnungen senden. Prüfen Sie mit unserem Peppol Radar, ob Ihre ID sichtbar ist. Bei e-invoice.be erhalten Sie eingehende Rechnungen automatisch per E-Mail oder über die API.
Rechnungen verarbeiten
Importieren Sie die empfangenen E-Rechnungen direkt in Ihre Buchhaltung. Das strukturierte Format ermöglicht eine automatische Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Dateneingabe. Mit dem Peppol Invoice Viewer können Sie empfangene E-Rechnungen visuell prüfen.
E-Rechnungen per E-Mail empfangen
Bei e-invoice.be werden eingehende E-Rechnungen automatisch als PDF + XML per E-Mail an Sie weitergeleitet. Sie benötigen keine spezielle Software. Die Registrierung und Peppol-ID sind kostenlos. Pro Rechnung (Senden oder Empfangen) fällt ein Credit an.
Peppol-ID aktivieren (Registrierung gratis)Häufig gestellte Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie wird maschinell verarbeitet. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturiertes Datenformat. Sie kann nicht automatisch maschinell verarbeitet werden. Nur Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol BIS erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Transaktionen.
Welche Formate sind für E-Rechnungen zugelassen?
In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN16931) die gängigsten Formate. International wird Peppol BIS 3.0 (basierend auf UBL 2.1) verwendet. Alle Formate müssen der europäischen Norm EN16931 entsprechen.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt wurde. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-Datei mit eingebetteter XML-Datei (CII). ZUGFeRD eignet sich besser für KMUs, da die Rechnung auch visuell lesbar bleibt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht gilt für sie erst ab 2028. In der Übergangszeit dürfen sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Sie können eine E-Rechnung über eine Buchhaltungssoftware, ein ERP-System oder einen spezialisierten Dienst wie e-invoice.be erstellen. Bei e-invoice.be senden Sie einfach Ihre Rechnungsdaten per E-Mail oder API und erhalten eine konforme E-Rechnung im gewünschten Format.
Wie empfange ich eine E-Rechnung?
Um E-Rechnungen zu empfangen, benötigen Sie eine Peppol-ID und einen Peppol Access Point. Bei e-invoice.be ist die Registrierung und Ihre Peppol-ID kostenlos. Pro empfangener oder gesendeter Rechnung fällt ein Credit an (ab 0,25 Euro). Eingehende E-Rechnungen werden automatisch per E-Mail oder API zugestellt.
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