E-facturatie als vervanger van Word of Excel: welke oplossing past bij u?

Nog steeds uw facturen maken in Word of Excel? U bent niet alleen. Duizenden Belgische zelfstandigen en kleine ondernemingen doen het nog dagelijks. Maar sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-transacties in België. Uw Word- of Excel-factuur voldoet niet meer. In dit artikel bekijken we welke betaalbare alternatieven er zijn en hoe u de overstap zo soepel mogelijk maakt.

Waarom Word en Excel niet meer voldoen

Een factuur in Word of Excel is in feite een visueel document. U vult handmatig de gegevens in, slaat het op als PDF en stuurt het per e-mail naar uw klant. Het probleem: deze factuur is niet machine-leesbaar. De ontvanger moet alle gegevens handmatig overtypen in zijn boekhoudsysteem, wat fouten en vertragingen veroorzaakt.

De beperkingen van Word- en Excel-facturatie op een rij:

• Niet Peppol-conform: Word/Excel-facturen zijn geen gestructureerde e-facturen en voldoen niet aan de wettelijke verplichting.
• Foutgevoelig: Handmatige invoer leidt tot typ- en rekenfouten. Excel-formules breken wanneer rijen worden toegevoegd of verwijderd.
• Geen automatische nummering: U moet zelf bijhouden welk factuurnummer aan de beurt is, wat voor problemen kan zorgen bij controles.
• Geen klantenbeheer: Klantgegevens moeten telkens opnieuw worden ingevuld of uit een apart bestand worden gekopieerd.
• Geen rapportage: U hebt geen overzicht van openstaande facturen, omzet per klant of BTW-aangifte gegevens.

Uw opties: van gratis tot professioneel

Het goede nieuws: er zijn oplossingen voor elk budget. Van volledig gratis tot professionele pakketten met uitgebreide functionaliteit. We onderscheiden drie categorieën:

Optie 1: Gratis facturatiesoftware met Peppol

Verschillende Belgische platforms bieden gratis basisfunctionaliteit inclusief Peppol-ondersteuning:

• Accountable: Gratis voor zelfstandigen in bijberoep, inclusief Peppol-verzending. Beperkt tot een bepaald aantal facturen per maand.
• Dexxter: Gratis boekhoudsoftware voor zelfstandigen met ingebouwde Peppol-ondersteuning. Populair bij eenmanszaken.
• CoManage: Biedt een gratis proefperiode en betaalbare abonnementen met Peppol-functionaliteit.

Voordeel: Geen kosten. Nadeel: U moet uw facturen in een nieuw systeem aanmaken, wat een aanpassing van uw werkwijze vereist.

Optie 2: Uw huidige werkwijze behouden met PDF-conversie

Wilt u uw vertrouwde Word- of Excel-sjabloon behouden? Dat kan. Met een platform als e-invoice.be kunt u uw factuur maken zoals u gewend bent, opslaan als PDF, en de PDF vervolgens automatisch laten omzetten naar een Peppol-conforme e-factuur. U stuurt uw PDF simpelweg per e-mail door, en het systeem doet de rest.

Voordeel: U verandert niets aan uw werkwijze. Nadeel: Kleine kost per factuur (maar 120% fiscaal aftrekbaar).

Optie 3: Professionele facturatiesoftware

Als u toch de stap wilt zetten naar professionele software, zijn er tal van Belgische oplossingen met ingebouwde Peppol-ondersteuning:

• Billit: Populair bij kleine bedrijven. Gebruiksvriendelijk, integreert met Belgische boekhoudpakketten. Vanaf €9/maand.
• Exact Online: Volledige boekhoudsoftware met Peppol ingebouwd. Geschikt voor kmo's die ook hun boekhouding willen digitaliseren. Vanaf €25/maand.
• Yuki: Automatische boekhouding met scan-en-herken technologie. Peppol-ondersteuning inbegrepen. Vooral populair bij accountantskantoren.
• Teamleader: Combineert CRM, projectbeheer en facturatie. Peppol-ondersteuning ingebouwd. Geschikt als u meer wilt dan alleen facturatie.

Voordeel: Professionele functionaliteit, rapportage en klantenbeheer. Nadeel: Maandelijkse kosten en aanpassing van werkwijze nodig.

Vergelijkingstabel: welke optie past bij u?

De overstap in 3 stappen

Ongeacht welke optie u kiest, de overstap verloopt in drie eenvoudige stappen:

Vergeet de 120% fiscale aftrek niet

De Belgische overheid moedigt de overstap actief aan. Alle kosten voor e-facturatie software en diensten zijn tot en met 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar. Dit geldt voor abonnementen, per-factuur kosten en implementatiekosten. Concreet betekent dit dat u meer recupereert dan u uitgeeft. De overstap naar e-facturatie is dus niet alleen verplicht, maar ook financieel voordelig.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn Word/Excel-sjabloon nog gebruiken?

Ja, met een PDF-conversiedienst als e-invoice.be. U maakt uw factuur in Word of Excel, slaat op als PDF, en de dienst zet het om naar een Peppol-conforme e-factuur. Maar voor B2B-transacties moet het eindresultaat een Peppol e-factuur zijn.

Hoeveel kost de overstap?

Dat hangt af van uw keuze. Gratis opties bestaan (Accountable, Dexxter). PDF-conversie kost typisch €0,10-0,50 per factuur. Professionele software begint vanaf €9/maand. En vergeet niet: alle kosten zijn 120% aftrekbaar.

Wat als ik maar 5 facturen per maand stuur?

Ook dan moet u via Peppol factureren voor B2B. Een pay-per-use oplossing is dan het meest kostenefficiënt: u betaalt alleen voor wat u gebruikt, zonder vast abonnement. Bij 5 facturen per maand kost dat minder dan een kop koffie.