Is Peppol verplicht? E-facturatie in België sinds 1 januari 2026

Ja, Peppol is verplicht. Sinds 1 januari 2026 moet elke in België gevestigde onderneming met een actief btw-nummer haar B2B-facturen uitwisselen als gestructureerde elektronische factuur. Peppol is het netwerk dat de wetgever daarvoor als standaard heeft gekozen. Een pdf per e-mail voldoet niet meer. De verplichting geldt ongeacht uw omzet of bedrijfsgrootte, maar er zijn een handvol duidelijk afgebakende uitzonderingen.

Wat betekent "verplicht" precies?

De Belgische wet legt twee losstaande verplichtingen op. Veel ondernemers halen ze door elkaar, en dat verklaart het grootste deel van de verwarring.

• De ontvangstplicht. U moet gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Dit geldt ook als u zelf uitsluitend aan particulieren factureert. U koopt namelijk wel in bij andere ondernemingen.
• De verzendplicht. Factureert u aan een Belgische btw-plichtige klant, dan moet die factuur vertrekken als gestructureerde elektronische factuur.

Gestructureerd betekent machineleesbaar volgens de Europese norm EN 16931. In de praktijk is dat Peppol BIS Billing 3.0 in UBL-formaat. Een pdf is een afbeelding van een factuur, geen gestructureerde factuur. Een gescand papieren document evenmin. Een pdf per e-mail versturen voldoet dus niet aan de wettelijke facturatieverplichting.

Voor wie is Peppol verplicht?

De regel is eenvoudig. Hebt u een actief Belgisch btw-nummer en factureert u aan een andere Belgische btw-plichtige, dan valt u eronder. Concreet:

Twee nuances zijn belangrijk. De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen ontslaat u niet van de verplichting. Wie onder de €25.000 omzet blijft en geen btw aanrekent, is nog altijd btw-plichtige en moet dus e-factureren. En de forfaitaire regeling van artikel 56 dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit. Wie daar vandaag onder valt, krijgt dus alleen uitstel, geen vrijstelling.

Voor grensoverschrijdende facturen aan buitenlandse klanten geldt de Belgische verplichting niet. U mag Peppol daar wel vrijwillig voor gebruiken, en in landen zoals Nederland, Noorwegen, Singapore en Frankrijk is dat gangbaar. Bekijk het overzicht per land voor de status buiten België. Meer detail over uw eigen situatie vindt u in Peppol verplicht: voor wie precies? en in Peppol voor kleine zelfstandigen.

Tijdlijn: wat is al gebeurd en wat komt er nog?

• 2019: B2G wordt stapsgewijs verplicht. Wie aan de overheid levert, factureert al langer elektronisch via Peppol.
• Februari 2024: het Belgische parlement keurt de wet goed die B2B-e-facturatie verplicht maakt.
• 8 juli 2025: het koninklijk besluit met de sanctieregeling verschijnt.
• 1 januari 2026: de B2B-verplichting treedt in werking.
• Uiterlijk 1 januari 2028: de forfaitaire btw-regeling van artikel 56 dooft uit. Het regeerakkoord 2025‑2029 voorziet vanaf 2028 ook e-reporting, waarbij factuurgegevens bijna in real time naar de fiscus gaan en de jaarlijkse klantenlisting vervangen. Die maatregel moet nog worden omgezet in wetgeving.
• 1 juli 2030: het Europese ViDA-pakket maakt gestructureerde e-facturatie en digitale rapportering verplicht voor intracommunautaire B2B-transacties.

De les hieruit: 2026 is geen eindpunt. Wie vandaag een Peppol-verbinding opzet die de factuurdata gestructureerd bijhoudt, staat in 2028 en 2030 klaar zonder een tweede migratie.

Sancties: welke boete riskeert u?

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt niet-proportionele boetes vast voor wie niet over een conform facturatiesysteem beschikt:

• €1.500 bij een eerste vaststelling
• €3.000 bij een tweede vaststelling
• €5.000 bij elke volgende vaststelling

Twee details die vaak worden gemist. Ten eerste slaat de boete op het ontbreken van een conform systeem, niet op elke individuele factuur. Ten tweede telt een nieuwe vaststelling pas mee als er minstens drie maanden zijn verstreken sinds de vorige. U krijgt dus een venster om in orde te komen. Daarnaast blijven de gewone btw-sancties bestaan voor wie helemaal geen conforme factuur uitreikt.

De FOD Financiën koos in 2026 voor een begeleidende aanpak. Bedrijven worden eerst aangeschreven en krijgen de kans zich in orde te stellen. Reken er niet op dat dit blijft duren. Het duurste scenario is niet de boete zelf, maar een klant die uw factuur weigert en pas betaalt nadat u ze correct opnieuw hebt uitgereikt.

"Wat we in de praktijk zien bij nieuwe klanten: het probleem is bijna nooit de techniek. Het is dat niemand in het bedrijf eigenaar is van de vraag. Registreer uw Peppol-ID, zet eerst de ontvangst op en test met één leverancier. Verzenden volgt daarna vanzelf."

Wat als uw klant of leverancier niet klaar is?

Dit is de meest gestelde vraag sinds januari 2026, en het antwoord van de FOD Financiën is duidelijker dan veel ondernemers denken.

Uw klant kan geen e-facturen ontvangen

U mag de factuur dan op een andere manier bezorgen. Die factuur is rechtsgeldig en u voldoet daarmee aan uw facturatieverplichting. Gebeurt de bezorging elektronisch, bijvoorbeeld als pdf per e-mail, dan moet uw klant akkoord gaan met dat alternatief. U mag vrijwillig een clausule op de factuur zetten die de ontvanger aanspoort zich in orde te stellen. Uw klant blijft zelf in overtreding. Zodra zijn systeem werkt, hoeft u de eerdere facturen niet met terugwerkende kracht opnieuw via Peppol te sturen.

Uw leverancier stuurt nog steeds pdf-facturen

U hebt in principe het recht die factuur te weigeren. Commercieel is dat zelden verstandig. Belangrijk: uw recht op btw-aftrek blijft behouden op basis van de factuur die op alternatieve wijze is uitgereikt. De leverancier draagt zelf het sanctierisico. Vraag hem dus wanneer hij overschakelt en check ondertussen met de Peppol Radar welke van uw klanten en leveranciers al een Peppol-adres hebben.

Wat kost het om in orde te zijn?

Uw Peppol-adres registreren kost niets. Bij e-invoice.be is het account gratis en de registratie van uw Peppol-ID ook. Daarna betaalt u per factuur, en dat geldt in beide richtingen: elke verzonden factuur en elke ontvangen factuur wordt aangerekend. De prijs start bij €0,25 per factuur op Pro en €0,18 op Enterprise. Er zijn geen installatiekosten en geen maandelijks minimum. Bekijk de volledige prijzen of vergelijk met andere aanbieders in ons overzicht van Peppol Access Points.

Reken bij uw budgettering met het totale factuurvolume, niet enkel met wat u verstuurt. Veel kleine ondernemingen ontvangen meer facturen dan ze uitsturen. Bij een aanbieder met een vast abonnement betaalt u dat bedrag ook in maanden zonder facturen. Bij een pay-per-invoice model betaalt u alleen voor wat er echt passeert. Een gedetailleerde vergelijking staat in Kosten van Peppol e-facturatie.

Er staat ook een fiscale stimulans tegenover. Kleine vennootschappen en eenmanszaken kunnen 120% van de kosten voor e-facturatiepakketten en bijhorend advies aftrekken van hun belastbare winst, voor uitgaven in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Daarnaast bestaat er een verhoogde investeringsaftrek voor digitale vaste activa. Uw boekhouder kan bevestigen welke van de twee in uw geval het interessantst is.

Hoe stelt u zich in orde? Een stappenplan

1. Vraag uw softwareleverancier wat er al in zit. Veel boekhoud- en facturatiepakketten hebben sinds 2025 een Peppol-koppeling. Als die er is, hoeft u meestal alleen te activeren.
2. Kies een gecertificeerd Peppol Access Point. e-invoice.be is een gecertificeerd Belgisch Access Point. Ga na of de aanbieder zowel verzenden als ontvangen dekt, en of u er bijlagen mee kunt meesturen.
3. Registreer uw Peppol-ID. Voor Belgische ondernemingen is dat 0208 gevolgd door uw tiencijferig ondernemingsnummer. U kunt uw eigen Peppol-ID opzoeken om te zien of u al geregistreerd staat.
4. Doorloop de KYC. Een account aanmaken gaat onmiddellijk. De verificatie van uw onderneming duurt 24 tot 48 uur, met een overschrijving als bevestiging. Dat is bewust zo: elk geregistreerd account is een echte onderneming.
5. Zet eerst de ontvangst op en test. Vraag één leverancier om een testfactuur te sturen. Controleer of ze correct in uw inbox of boekhoudpakket landt.
6. Schakel dan het verzenden in. Begin met de klanten die al een Peppol-adres hebben. De Peppol Radar toont u welke dat zijn.
7. Leg vast wie mag versturen. Een verzonden e-factuur is definitief. Corrigeren gebeurt met een creditnota, niet door de originele factuur aan te passen.

Praktische regels die vaak over het hoofd worden gezien

• Bijlagen gaan mee via hetzelfde kanaal. Werkbonnen, timesheets of leveringsbonnen horen in het Peppol-bericht zelf, niet in een aparte e-mail. Anders raakt de link tussen factuur en bewijsstuk kwijt in het geautomatiseerde proces van uw klant.
• Niemand kan u verplichten een pdf toe te voegen. U mag er wel vrijwillig een meesturen als visuele weergave. Wilt u een ontvangen UBL-bestand bekijken, gebruik dan de gratis Peppol-factuurviewer of zet het om naar pdf.
• Een klantenportaal vervangt Peppol niet. Uw klant kan u niet verplichten om facturen enkel via zijn eigen portaal aan te leveren als daarmee de wettelijke uitwisseling wegvalt.
• Bewaartermijn blijft tien jaar. De gestructureerde factuur zelf is het origineel. Bewaar het XML-bestand, niet alleen een afdruk.
• Selfbilling is toegestaan. Peppol heeft daar een apart documenttype voor. Lees hoe selfbilling werkt via Peppol.

Vier hardnekkige misverstanden

"Mijn klant staat niet op Peppol, dus ik ben vrijgesteld." Nee. U mag de factuur op een andere manier bezorgen, maar u moet zelf wel over een conform systeem beschikken.

"Ik factureer alleen aan particulieren, dus dit gaat niet over mij." De verzendplicht geldt inderdaad niet, maar de ontvangstplicht wel. Uw leveranciers zijn wettelijk verplicht u een e-factuur te sturen.

"Ik heb een Peppol-ID, dus ik ben in orde." Een geregistreerd adres zonder werkende koppeling betekent dat facturen aankomen op een plek waar niemand kijkt. Test altijd met een echte factuur.

"Ik moet mijn facturatiesoftware vervangen." Meestal niet. U kunt uw facturen blijven opmaken in Excel, Word of uw huidige pakket. Het Access Point zorgt voor de omzetting naar het vereiste UBL-formaat en voor de verzending over het netwerk. Lees hoe dat werkt met Word en Excel.

Waar staat België in september 2026?

België telt begin september 2026 ruim 2,1 miljoen geregistreerde Peppol-adressen. Alleen Frankrijk, dat in 2026 zijn eigen verplichting uitrolde, telt er meer. Een kanttekening die we als Access Point voortdurend moeten maken: een Peppol-adres is niet hetzelfde als een onderneming. Bedrijven met meerdere vestigingen of meerdere softwarepakketten staan vaak met meer dan één adres geregistreerd. Het aantal adressen ligt dus hoger dan het aantal aangesloten ondernemingen. Actuele cijfers houden we bij in onze Peppol-statistieken.

Wat we in onze eigen instroom zien, sluit daarbij aan. De grote nakomers zijn niet de bedrijven die nooit van Peppol hoorden. Het zijn de bedrijven die in december 2025 een Peppol-adres lieten registreren door hun boekhouder, maar nooit controleerden of er ook effectief iets toekwam. Een adres zonder werkende ontvangst is administratief in orde en operationeel blind.

Officiële bronnen

De regels in dit artikel komen uit de wet van februari 2024, het koninklijk besluit van 8 juli 2025 en de gepubliceerde toelichting van de FOD Financiën op efactuur.belgium.be. De Europese context staat beschreven bij de Europese Commissie en de netwerkcijfers bij OpenPeppol. e-invoice.be is een gecertificeerd Belgisch Peppol Access Point. Twijfelt u over uw specifieke btw-situatie, leg die dan voor aan uw boekhouder of aan de FOD Financiën.

Veelgestelde vragen

Weet u niet zeker of uw ERP-landschap en processen klaar zijn? Onze E-invoicing Readiness Assessment brengt de gaps in formaten, koppelingen en processen in kaart. Ontwikkelaars die zelf willen integreren, vinden de documentatie bij onze Peppol API.