Peppol Verplicht: Alles wat u moet weten over e-facturatie vanaf 1 januari 2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische ondernemingen en zelfstandigen. Deze nieuwe regelgeving betekent dat u uw werkwijze moet aanpassen om aan de Peppol-standaard voor elektronische facturatie te voldoen. In dit artikel leggen we uit wat e-facturatie via Peppol precies inhoudt, waarom de Belgische overheid deze vereiste heeft ingevoerd, en hoe u zich hierop kunt voorbereiden.

Wat is Peppol en waarom wordt het verplicht?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een internationale standaard voor het veilig uitwisselen van e-facturen. De Europese Commissie heeft dit netwerk ontwikkeld om de efficiëntie van factureren te verbeteren en belastingfraude tegen te gaan. Ook de Europese Commissie ziet de voordelen van gestandaardiseerde elektronische facturen voor de hele EU-markt.

E-facturatie via Peppol gaat veel verder dan het simpelweg versturen van PDF's via e-mail. Het betreft een volledig digitaal systeem waarbij elektronische facturen in een gestandaardiseerd formaat worden verzonden, ontvangen en verwerkt. Dit zorgt voor aanzienlijke efficiëntiewinst in het gehele werk.

De overgang van papieren facturen naar e-facturen draagt bij aan een duurzamere economie. Bovendien bespaart digitaal factureren tijd en geld, omdat handmatige verwerking niet meer nodig is. Het gebruik van elektronische facturen vermindert ook het risico op menselijke fouten in het verwerkingsproces. In andere woorden, elektronisch factureren biedt talrijke voordelen voor uw dagelijkse activiteiten.

Is e-facturatie verplicht in België vanaf 2026?

Ja, vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle Belgische BTW-plichtige partijen. Dit betekent dat zowel uitgaande facturen als inkomende facturen via het Peppol-netwerk moeten worden verzonden en ontvangen. Deze vereiste is onderdeel van een bredere strategie van de Europese Unie om administratieve processen te digitaliseren en efficiënter te maken.

Het is belangrijk om te beseffen dat deze regulering betekent dat traditionele papieren facturen niet meer aan de wettelijke eisen zullen voldoen. Alle facturen op papier zullen dus moeten worden vervangen door elektronische facturen in het juiste formaat. Het versturen van papieren facturen zal na deze datum niet meer toegestaan zijn.

Voor wie geldt de Peppol verplichting?

De verplichting geldt voor alle Belgische btw plichtige ondernemingen in België, ongeacht hun grootte. Dit betekent dat zowel grote als kleine ondernemingen hun werkwijze moeten aanpassen aan deze nieuwe wetgeving voor elektronisch factureren. Ook kleine ondernemingen met beperkte IT-capaciteit moeten deze verandering maken.

Deze verplichting geldt alleen voor transacties tussen BTW-plichtige partijen (B2B). Voor facturen aan particuliere klanten (B2C) is het gebruik van Peppol niet verplicht. Wel is het raadzaam om ook bij het factureren aan particuliere klanten de systemen te digitaliseren voor een consistente werkwijze.

Ook als u uitsluitend aan consumenten verkoopt, maar zelf wel goederen of diensten afneemt van andere ondernemingen, moet u in staat zijn om e-facturen te ontvangen via het Peppol-netwerk.

E-invoicing wordt dus ook in dit geval relevant voor uw organisatie.

Ondernemingen die aan de overheid leveren, zijn verplicht om e-facturen te verzenden via Peppol. Dit geldt zowel voor de federale overheid als voor regionale en lokale overheidsinstellingen. De overheid is een belangrijke stimulator in de verandering naar digitale facturatie en elektronische facturen.

Hoe werkt Peppol exact?

Peppol is een beveiligd netwerk dat werkt volgens internationaal vastgelegde standaarden. Het maakt gebruik van het UBL-formaat (Universal Business Language) voor het verzenden en verwerken van facturen. Dit zorgt ervoor dat alle facturen aan dezelfde technische vereisten voldoen. Universal Business Language vormt de basis voor deze gestandaardiseerde communicatie.

Om elektronische facturen via Peppol te kunnen versturen en ontvangen, heeft u een toegangspunt tot het netwerk nodig. Dit wordt een 'Peppol Access Point' genoemd, en wordt aangeboden door gecertificeerde dienstverleners. Via dit toegangspunt kunt u gestructureerde elektronische facturen verzenden en ontvangen. Het is in andere woorden een gateway naar het Peppol ecosysteem.

Verschil tussen e-facturatie en traditionele methoden

Bij e-facturatie via Peppol worden facturen verzonden in een gestructureerd elektronisch formaat (XML/UBL), niet als PDF. Dit maakt automatische verwerking mogelijk, waardoor het hele proces van verwerken van facturen efficiënter verloopt. Een PDF versturen via e-mail voldoet dus niet aan de vereisten voor e-invoicing.

Het belangrijkste verschil met traditionele facturen is dat digitale facturen in een gestructureerd formaat worden opgeslagen. Hierdoor kunnen computers deze digitale facturen automatisch lezen en verwerken, wat de efficiëntie verhoogt. Het is belangrijk om te begrijpen dat digitale facturen niet hetzelfde zijn als gescande papieren facturen.

Elk BTW-plichtige partij krijgt een unieke Peppol ID, die in België als volgt wordt geformatteerd:

0208 + uw 10-cijferig BTW-nummer

Deze Peppol ID functioneert als uw elektronisch adres voor het ontvangen van facturen via het Peppol-netwerk.

Wat verandert er voor uw werkwijze?

De grootste verandering is dat uw facturen niet langer als PDF worden verstuurd, maar als gestructureerde elektronische facturen in UBL-formaat. Dit formaat is niet direct leesbaar voor mensen, maar maakt automatische verwerking mogelijk.

Met e-invoice.be kunt u facturen blijven maken zoals u gewend bent. U kunt dus blijven werken met Excel, Word of uw huidige facturatiesoftware om facturen te maken. Als Belgische Peppol serviceprovider zal e-invoice.be de conversie van uw gebruikelijke formaat naar het vereiste UBL-formaat verzorgen.

Alle inkomende facturen worden ontvangen in uw Peppol-inbox. Deze kunnen vervolgens worden geïntegreerd met uw boekhoudpakket voor automatische verwerking. De meeste softwarepakketten voor e-facturatie bieden gebruiksvriendelijke interfaces om deze facturen te bekijken en te beheren. Uw boekhoudpakket zal waarschijnlijk worden aangepast om met deze elektronische facturen te werken.

U kan bij e-invoice.be opteren om deze elektronische facturen te ontvangen in jouw gebruikelijke mailbox of in de mailbox van jouw accountingsoftware.

Een belangrijk verschil met de huidige praktijk is dat een factuur, eenmaal verzonden via Peppol, definitief is. Correcties kunnen alleen worden doorgevoerd door een creditnota uit te geven en een nieuwe factuur te versturen. Dit vraagt om extra zorgvuldigheid bij het opstellen van facturen.

Selectie van een Peppol serviceprovider voor e facturen

Bij het kiezen van een Peppol serviceprovider is het belangrijk te letten op:

Beveiligingsmaatregelen en fraudepreventie

Gebruiksvriendelijkheid

Integratiemogelijkheden met uw bestaande systemen

Kosten en prijsmodel

Ondersteuning bij implementatie

De kosten voor het implementeren van e-invoicing via Peppol variëren. De meeste serviceproviders hanteren een maandelijks abonnement. Bij e-invoice.be hanteren we een pay-as-you-go model, waarbij u €0,25 per factuur betaalt. Voor registratie wordt een minimaal bedrag van €1 gevraagd.

Hoewel de verplichting pas ingaat vanaf 1 januari 2026, is het raadzaam om tijdig te beginnen met de voorbereidingen voor digitale facturatie. U kunt nu al een Peppol ID registreren en testen met het systeem, zonder het volledig te activeren. Dit kan voor 1€.

Voordelen van elektronisch factureren via Peppol

Door over te stappen op e-facturen, automatiseert u een groot deel van het verwerken van facturen. Dit leidt tot aanzienlijke efficiëntiewinst en tijdsbesparing. Volgens onderzoek kan digitaal factureren de verwerkingstijd met tot 80% verminderen.

Gestructureerde elektronische facturen verminderen het risico op menselijke fouten bij het invoeren en verwerken van factuurgegevens. Het gestandaardiseerde formaat zorgt ervoor dat alle noodzakelijke informatie aanwezig is. Deze vermindering van menselijke fouten is een van de belangrijkste voordelen.

Door de automatische verwerking en integratie met boekhoudpakketten kunnen facturen sneller worden goedgekeurd en betaald. Deze snellere verwerking verbetert uw cashflow en vermindert de administratieve lasten gerelateerd aan het opvolgen van openstaande facturen. De snellere verwerking van facturen is een direct voordeel voor uw organisatie.

De transitie van facturen op papier naar digitale facturatie draagt bij aan duurzamere bedrijfsprocessen. Het vermindert het papierverbruik en de uitstoot gerelateerd aan transport en opslag van fysieke documenten. Het verminderen van papier is een belangrijk milieuvoordeel van digitale facturen.

Fiscale voordelen bij de overstap naar elektronische facturatie

Organisaties kunnen 120% van de kosten voor e-facturatie aftrekken van hun belastbare winst. Dit omvat uitgaven voor software, advies en implementatie. Deze fiscale stimulans maakt de overstap naar elektronisch factureren financieel aantrekkelijker.

Volgens schattingen kan de volledige digitalisering van het werk met facturen de Belgische economie een besparing van miljard euro opleveren. Dit komt door de verminderde administratieve kosten en de verhoogde efficiëntie.

Veelgemaakte fouten bij de overstap naar Peppol

Een veelgemaakte fout is denken dat het simpelweg versturen van PDF's via e-mail volstaat. Voor e-facturatie via Peppol zijn gestructureerde elektronische facturen in UBL-formaat vereist. Het versturen van facturen via e-mail is niet voldoende om aan de nieuwe wetgeving te voldoen.

Uit onderzoek blijkt dat veel Belgische organisaties nog niet bezig zijn met de voorbereidingen voor de overstap naar e-invoicing. Begin tijdig met de verandering om deze verplichting zonder problemen na te komen.

Selfbilling in het Peppol-systeem

Selfbilling is een proces waarbij de koper, niet de verkoper, de factuur genereert. Dit komt vaak voor in twee scenario's:

Retailaankopen met een zakelijke kaart

Wanneer u iets koopt bij een grote retailer met uw zakelijke kaart, kunt u vaak een factuur genereren door een QR-code te scannen en uw BTW-nummer in te voeren.

Facturatie op basis van metingen

Bijvoorbeeld, bij leveringen van grondstoffen waar de koper het gewicht en de kwaliteit bepaalt, en op basis daarvan een factuur opstelt.

Voor Selfbilling binnen het Peppol-systeem worden momenteel nog specifieke oplossingen ontwikkeld. Deze zullen waarschijnlijk draaien rond het autoriseren van derden om namens uw organisatie facturen te maken.

Is de overstap naar e-facturatie een reden tot bezorgdheid?

Absoluut niet. Hoewel sommige kleine ondernemingen overwegen te stoppen vanwege de nieuwe verplichting, is dit een overreactie. De overstap naar e-invoicing is een relatief kleine administratieve verandering die met de juiste ondersteuning soepel kan verlopen.

Voor kleine ondernemingen die facturen maken in Excel, Word of een eenvoudig facturatieprogramma, zal er in de dagelijkse praktijk weinig veranderen. Met e-invoice.be blijft u facturen maken zoals u gewend bent, en wij zorgen voor de conversie naar het juiste formaat.

Stappenplan voor e-facturatie implementatie

Kies een Peppol-gecertificeerde serviceprovider

Registreer uw organisatie op het Peppol-netwerk

Integreer de oplossing met uw bestaande WERKWIJZE

Test het verzenden en ontvangen van elektronische facturen

Informeer uw klanten en leveranciers over uw nieuwe manier van werken

Een digitale factuur kan simpelweg een gedigitaliseerd document zijn, zoals een PDF. Een e-factuur daarentegen is specifiek een gestructureerde elektronische factuur in een formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Voor Peppol is een gestructureerde elektronische factuur in UBL-formaat vereist. Veel organisaties werken al met digitale facturen, maar niet alle digitale facturen voldoen aan de nieuwe vereisten voor elektronische facturen.

In veel gevallen kunt u uw huidige facturatiesoftware blijven gebruiken, mits deze kan worden geïntegreerd met een Peppol Access Point. Veel softwarepakketten worden momenteel aangepast om Peppol-compatibel te zijn. Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het versturen en ontvangen van elektronische facturen.

Beveiliging en fraudepreventie bij e-facturatie

Het Peppol-netwerk is een beveiligd netwerk met strenge authenticatie- en verificatiemaatregelen. Het gebruikt encryptie om de vertrouwelijkheid van factuurgegevens te waarborgen. Alle deelnemers aan het netwerk worden geauthenticeerd via gecertificeerde toegangspunten.

Bij het kiezen van een Peppol serviceprovider, let op hun beveiligingsmaatregelen en Know Your Customer (KYC) procedures. Zorg ook voor goede interne toegangscontrole binnen uw organisatie. Bepaal duidelijk wie bevoegd is om facturen op te stellen, goed te keuren en te versturen. Dit is extra belangrijk omdat e-facturen definitief zijn zodra ze zijn verzonden.

Internationale aspecten van Peppol

Peppol is een internationale standaard die in steeds meer landen wordt geïmplementeerd. Het maakt grensoverschrijdend factureren eenvoudiger, mits het ontvangende land ook het Peppol-netwerk gebruikt.

Naast België gebruiken onder andere Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Noorwegen, Zweden en veel andere Europese landen het Peppol-netwerk voor elektronische facturatie. De Europese Unie stimuleert de adoptie van Peppol om grensoverschrijdende handel te vereenvoudigen. De overheid in deze landen werkt samen om elektronische facturatie te standaardiseren.

Veelgestelde vragen over Peppol en e facturatie/e invoicing

Algemene vragen over Peppol

Peppol is een netwerk dat de veilige uitwisseling van elektronische facturen faciliteert. Het is belangrijk omdat het de efficiëntie en veiligheid van uw werk met facturen verbetert en bijdraagt aan de digitalisering van de economie.

Wordt Peppol verplicht ?

Ja, vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle BTW-plichtige partijen in België. Dit betekent dat zowel uitgaande facturen als inkomende facturen via het Peppol-netwerk moeten worden verzonden en ontvangen. Deze verplichting geldt voor alle organisaties die BTW-plichtig zijn.

Alle BTW-plichtige partijen in België moeten vanaf 1 januari 2026 Peppol gebruiken voor hun facturatie. Dit geldt zowel voor grote corporaties als voor kleine ondernemingen en zelfstandigen. Deze verplichting is voor iedereen van toepassing, ongeacht de grootte van uw organisatie.

Technische en praktische vragen bij digitaal factureren

Elektronische facturatie werkt door het verzenden van gestructureerde elektronische facturen via een beveiligd netwerk. De facturen worden opgesteld in een gestandaardiseerd formaat (UBL) dat automatische verwerking mogelijk maakt. Dit maakt het verwerken van facturen efficiënter.

Om te starten met Peppol heeft u een toegangspunt tot het netwerk nodig, aangeboden door een gecertificeerde serviceprovider. Daarnaast moet uw facturatiesoftware worden aangepast of geïntegreerd om gestructureerde elektronische facturen te kunnen versturen en ontvangen. Deze aanpassingen zijn essentieel om verplicht aan de nieuwe wetgeving te voldoen.

Een digitale factuur kan simpelweg een gedigitaliseerd document zijn, zoals een PDF. Een e-factuur is specifiek een gestructureerde elektronische factuur in een formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt, zoals het UBL-formaat dat door Peppol wordt gebruikt. Dit verschil is belangrijk om te begrijpen bij de verandering naar elektronische facturen.

Voordelen en kosten van digitale facturen

Bij de overstap naar Peppol kunnen organisaties 120% van de kosten voor elektronische facturatie aftrekken van hun belastbare winst. Daarnaast kunnen ze profiteren van een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale vaste activa gerelateerd aan e-facturatie. Deze fiscale voordelen maken digitaal factureren extra aantrekkelijk.

Veelgemaakte fouten zijn het denken dat PDF's volstaan, te laat beginnen met de voorbereiding, medewerkers niet betrekken bij de verandering, en leveranciers niet tijdig informeren over de nieuwe vereisten voor elektronisch factureren. Vermijd deze fouten door tijdig en goed voorbereid te zijn voor dit nieuwe facturatieproces.