Wat als ik een niet-Peppol factuur ontvang? Praktische gids voor Belgische ondernemers
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-transacties in Belgie. Maar wat als u nog steeds een factuur per e-mail, post of als PDF ontvangt? Moet u die weigeren? Riskeert u een boete? En hoe gaat u hier het best mee om? In deze praktische gids beantwoorden we al uw vragen over niet-Peppol facturen.
De Belgische e-facturatie verplichting: wat zegt de wet?
De Belgische wetgeving (Wet van 6 februari 2024, wijziging van het BTW-Wetboek) bepaalt dat vanaf 1 januari 2026 alle BTW-plichtige ondernemingen in Belgie verplicht zijn om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Dit betekent facturen in UBL-formaat (conform de Europese norm EN 16931), verzonden via het Peppol-netwerk.
Belangrijk nuance: de verplichting om e-facturen te versturen geldt eveneens vanaf 1 januari 2026 voor B2B-transacties tussen in Belgie gevestigde BTW-plichtigen. Concreet: als zowel de leverancier als de klant BTW-plichtig zijn in Belgie, moeten facturen via Peppol worden uitgewisseld. Dit geldt voor zowel verkoopfacturen als aankoopfacturen.
Wat is een "niet-Peppol factuur" precies?
Een niet-Peppol factuur is elke factuur die niet als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk wordt verzonden. Dit omvat:
- PDF-facturen per e-mail: Hoewel digitaal, zijn dit geen gestructureerde e-facturen. Een PDF is een visueel document dat niet voldoet aan de EN 16931-norm. Het bevat geen machine-leesbare data.
- Papieren facturen per post: De traditionele papieren factuur voldoet niet aan de nieuwe vereisten.
- Word- of Excel-facturen: Ook al bevatten deze gestructureerde data, ze worden niet via het Peppol-netwerk verzonden en voldoen niet aan het UBL-formaat.
- Facturen via andere elektronische kanalen: Facturen verzonden via EDI, portalen of andere niet-Peppol systemen.
Moet u een niet-Peppol factuur weigeren?
Nee, u hoeft een niet-Peppol factuur niet te weigeren. De Belgische wetgever heeft ervoor gekozen om de verzender verantwoordelijk te stellen, niet de ontvanger. Als ontvanger bent u verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen via Peppol, maar u bent niet verplicht om andere factuurformaten te weigeren.
In de praktijk betekent dit:
- U mag een PDF-factuur nog steeds aanvaarden en verwerken in uw boekhouding. De factuur is fiscaal geldig.
- Het BTW-recht op aftrek blijft behouden, ook als de factuur niet via Peppol werd ontvangen. Voorwaarde is dat de factuur inhoudelijk aan alle BTW-vereisten voldoet en de onderliggende transactie effectief heeft plaatsgevonden.
- De verantwoordelijkheid ligt bij de verzender die niet via Peppol factureert, niet bij u als ontvanger.
Sancties voor niet-naleving (KB van 8 juli 2025)
Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 legt niet-proportionele administratieve boetes vast voor ondernemingen die geen gestructureerde elektronische facturen versturen of kunnen ontvangen:
- 1e overtreding: €1.500 (geldt als waarschuwing)
- 2e overtreding: €3.000
- 3e overtreding en volgende: €5.000
Na elke vaststelling krijgt de onderneming drie maanden om de situatie te verhelpen voordat een volgende overtreding kan worden vastgesteld.
Uitzonderingen op de Peppol-verplichting
Niet alle facturen vallen onder de Peppol-verplichting. De volgende uitzonderingen gelden:
- B2C-transacties: Facturen aan particuliere consumenten (niet-BTW-plichtigen) vallen buiten de verplichting.
- Internationale transacties: Facturen naar of van buitenlandse ondernemingen die niet in Belgie BTW-plichtig zijn, vallen niet onder de Belgische verplichting.
- Vrijgestelde BTW-plichtigen: Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (art. 44 BTW-Wetboek) zonder recht op aftrek, zijn vrijgesteld.
- Forfaitaire landbouwers: Ondernemingen onder de bijzondere landbouwregeling zijn uitgezonderd.
Let op: ondernemingen die genieten van de kleine ondernemingsregeling (BTW-vrijstellingsregeling) maar wel BTW-plichtig zijn, vallen wel onder de verplichting. Zij moeten e-facturen kunnen ontvangen via Peppol. Lees meer over Peppol voor kleine zelfstandigen.
Peppol en buitenlandse facturen
Een veelgestelde vraag: geldt Peppol ook voor buitenlandse facturen? Het antwoord is genuanceerd. De Belgische e-facturatie verplichting geldt alleen voor transacties tussen in Belgie gevestigde BTW-plichtigen. Facturen van of naar het buitenland vallen er dus niet onder.
In de praktijk betekent dit:
- Buitenlandse leveranciers: U mag facturen van buitenlandse leveranciers gewoon per e-mail of PDF blijven ontvangen. Er is geen Belgische verplichting om deze via Peppol te ontvangen.
- Buitenlandse klanten: Als u factureert aan een buitenlandse klant, bent u niet verplicht om dit via Peppol te doen. Veel landen buiten de EU ondersteunen Peppol nog niet breed.
- EU ViDA-verordening (2030): Vanaf juli 2030 wordt e-facturatie via de EU ViDA-verordening (VAT in the Digital Age) ook verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Sommige EU-landen zoals Nederland en Frankrijk voeren de verplichting al eerder in. Frankrijk vereist e-factuur ontvangst vanaf september 2026.
Hoe controleert u of uw leverancier Peppol heeft?
Voordat u uw leverancier aanspreekt, is het handig om eerst te controleren of zij al op het Peppol-netwerk zijn aangesloten. Dit kan op drie manieren:
Peppol Radar
Gebruik de Peppol Radar op e-invoice.be om het ondernemingsnummer van uw leverancier op te zoeken. U ziet direct of zij geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk.
Uw boekhoudsoftware
Veel boekhoudsoftware controleert automatisch of een ontvanger Peppol-geregistreerd is wanneer u een factuur aanmaakt. Controleer of uw software deze functie biedt.
Direct contact
Vraag het rechtstreeks aan uw leverancier. Vermeld meteen uw eigen Peppol-ID zodat zij u in de toekomst via Peppol kunnen factureren.
Praktische aanpak: wat doet u als u een niet-Peppol factuur ontvangt?
Volg deze stappen wanneer u een factuur ontvangt die niet via Peppol werd verstuurd:
Controleer de inhoud van de factuur
Verifieer dat de factuur alle wettelijk verplichte elementen bevat: correcte identiteit van leverancier en afnemer, geldige BTW-nummers, factuurdatum, uniek volgnummer, omschrijving van de goederen of diensten, en correct BTW-tarief en -bedrag.
Verwerk de factuur normaal
Boek de factuur in uw boekhoudsysteem zoals u dat altijd deed. Een niet-Peppol factuur is nog steeds een geldige factuur. Markeer de factuur eventueel als "niet via Peppol ontvangen" in uw administratie.
Informeer uw leverancier
Laat uw leverancier vriendelijk weten dat u voortaan facturen via Peppol wenst te ontvangen. Deel uw Peppol-ID mee zodat zij u kunnen vinden op het netwerk. Bewaar deze correspondentie als bewijs van uw goede trouw.
Wijs op de wettelijke verplichting
Als uw leverancier herhaaldelijk geen e-factuur stuurt, kunt u hen wijzen op de wettelijke verplichting en de mogelijke sancties (€1.500 tot €5.000). Verwijs hen door naar hun boekhouder of naar een Peppol Access Point zoals e-invoice.be.
Overweeg automatische conversie
Gebruikt u nog PDF-facturen? Met een platform zoals e-invoice.be kunt u inkomende PDF-facturen automatisch omzetten naar gestructureerde UBL-data, zodat u toch profiteert van de voordelen van e-facturatie.
Tip: bewaar bewijsstukken
Houd correspondentie bij waarin u uw leverancier vraagt om over te schakelen naar Peppol. Bij een eventuele belastingcontrole kunt u zo aantonen dat u te goeder trouw handelde en actief hebt geprobeerd om via Peppol te werken.
De overgangsperiode: gefaseerde aanpak in 2026
In de praktijk is 2026 een overgangsjaar. De fiscale administratie hanteert een pragmatische aanpak in drie fasen:
Fase 1: Tolerantieperiode (Q1-Q2 2026)
De nadruk ligt op begeleiding eerder dan bestraffing. Niet-Peppol facturen worden normaal verwerkt. De administratie verwacht dat ondernemingen te goeder trouw handelen en actief werken aan de overstap.
Fase 2: Actieve handhaving (vanaf Q3 2026)
De tolerantieperiode loopt af. Contacteer leveranciers die nog niet via Peppol factureren met een formeel verzoek om over te schakelen. Verwijs naar de wetgeving en de mogelijke sancties.
Fase 3: Standaardisatie (2027 en verder)
Peppol wordt de standaard voor alle B2B-transacties in Belgie. Niet-conforme facturen kunnen formeel worden geweigerd. De EU ViDA-verordening breidt de verplichting uit naar grensoverschrijdende transacties tegen 2030.
Hoe zorgt u dat u zelf klaar bent?
Om zelf volledig Peppol-conform te zijn, moet u aan twee voorwaarden voldoen:
- Een Peppol-ID hebben: Dit is uw unieke identificatie op het Peppol-netwerk, gebaseerd op uw ondernemingsnummer (format: 0208:uw10cijferigBTWnummer). Lees meer over hoe u zich registreert voor Peppol.
- Aangesloten zijn bij een Peppol Access Point: Dit is de dienstverlener die uw e-facturen via het Peppol-netwerk verstuurt en ontvangt. Platforms zoals e-invoice.be fungeren als gecertificeerd Peppol Access Point.
Tip: 120% fiscale aftrekbaarheid
Investeringen in e-facturatie software en diensten zijn tot en met 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar. Dit betekent dat de overheid uw overstap naar Peppol actief subsidieert. Lees meer over de kosten van Peppol e-facturatie.
Veelgestelde vragen
Verlies ik mijn BTW-aftrek als ik een PDF-factuur aanvaard?
Nee. Een factuur die aan alle inhoudelijke vereisten van het BTW-Wetboek voldoet, geeft recht op BTW-aftrek, ongeacht het formaat waarin zij werd ontvangen. De vorm van de factuur (papier, PDF of Peppol) heeft geen invloed op de fiscale geldigheid.
Kan ik een leverancier dwingen om via Peppol te factureren?
U kunt een leverancier niet zelf dwingen, maar de wet verplicht hem wel. U kunt uw leverancier wijzen op de wettelijke verplichting. Daarnaast kunt u in uw contractuele voorwaarden opnemen dat facturen via Peppol moeten worden verzonden.
Wat als mijn buitenlandse leverancier geen Peppol heeft?
De Belgische verplichting geldt alleen voor transacties tussen in Belgie gevestigde BTW-plichtigen. Facturen van buitenlandse leveranciers kunt u gewoon blijven ontvangen in hun huidige formaat. Vanaf juli 2030 wordt e-facturatie via de EU ViDA-verordening ook verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU.
Hoe weet ik of mijn leverancier Peppol-geregistreerd is?
U kunt dit controleren via de Peppol Radar op e-invoice.be. Voer het ondernemingsnummer van uw leverancier in en u ziet onmiddellijk of zij geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk. Veel boekhoudsoftware controleert dit ook automatisch.
Moet ik een niet-Peppol factuur weigeren?
Nee. De Belgische wetgever heeft ervoor gekozen om de verzender verantwoordelijk te stellen, niet de ontvanger. U bent verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen via Peppol, maar u bent niet verplicht om andere factuurformaten te weigeren. De factuur blijft fiscaal geldig.
Is een PDF-factuur een geldige e-factuur?
Nee. Een PDF is een visueel document, geen gestructureerd databestand. Een geldige e-factuur moet voldoen aan de Europese norm EN 16931 en wordt verzonden via het Peppol-netwerk in UBL-formaat. Een PDF-factuur per e-mail voldoet hier niet aan.
Moet ik bewijs bijhouden dat mijn leverancier geen Peppol heeft?
Het is verstandig om bewijs bij te houden, zoals e-mailcorrespondentie waarin u uw leverancier vraagt om over te schakelen naar Peppol. Dit toont bij een eventuele controle dat u te goeder trouw handelde en actief hebt geprobeerd om via Peppol te werken.
Is Peppol verplicht voor niet-BTW-plichtigen?
Nee. De e-facturatie verplichting geldt enkel voor BTW-plichtige ondernemingen. Niet-BTW-plichtige organisaties zoals bepaalde vzw's, vrijgestelde BTW-plichtigen (art. 44 BTW-Wetboek) en forfaitaire landbouwers zijn niet verplicht om Peppol te gebruiken.
Zorg dat u klaar bent voor Peppol
Ontvang en verstuur uw e-facturen via Peppol met e-invoice.be. Eenvoudig, betaalbaar en 120% fiscaal aftrekbaar. Claim vandaag uw Peppol-ID.