Wat als ik een niet-Peppol factuur ontvang? Praktische gids voor Belgische ondernemers

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-transacties in België. Maar wat als u nog steeds een factuur per e-mail, post of als PDF ontvangt? Moet u die weigeren? Riskeert u een boete? En hoe gaat u hier het best mee om? In deze praktische gids beantwoorden we al uw vragen over niet-Peppol facturen.

De Belgische e-facturatie verplichting: wat zegt de wet?

De Belgische wetgeving (Wet van 6 februari 2024, wijziging van het BTW-Wetboek) bepaalt dat vanaf 1 januari 2026 alle BTW-plichtige ondernemingen in België verplicht zijn om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Dit betekent facturen in UBL-formaat, verzonden via het Peppol-netwerk.

Belangrijk nuance: de verplichting om e-facturen te versturen geldt eveneens vanaf 1 januari 2026 voor B2B-transacties tussen in België gevestigde BTW-plichtigen. Concreet: als zowel de leverancier als de klant BTW-plichtig zijn in België, moeten facturen via Peppol worden uitgewisseld.

Wat is een "niet-Peppol factuur" precies?

Een niet-Peppol factuur is elke factuur die niet als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk wordt verzonden. Dit omvat:

• PDF-facturen per e-mail: Hoewel digitaal, zijn dit geen gestructureerde e-facturen. Een PDF is een visueel document, geen machine-leesbaar databestand.
• Papieren facturen per post: De traditionele papieren factuur voldoet niet aan de nieuwe vereisten.
• Word- of Excel-facturen: Ook al bevatten deze gestructureerde data, ze worden niet via het Peppol-netwerk verzonden.
• Facturen via andere elektronische kanalen: Facturen verzonden via EDI, portalen of andere niet-Peppol systemen.

Moet u een niet-Peppol factuur weigeren?

Nee, u hoeft een niet-Peppol factuur niet te weigeren. De Belgische wetgever heeft ervoor gekozen om de verzender verantwoordelijk te stellen, niet de ontvanger. Als ontvanger bent u verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen via Peppol, maar u bent niet verplicht om andere factuurformaten te weigeren.

In de praktijk betekent dit:

• U mag een PDF-factuur nog steeds aanvaarden en verwerken in uw boekhouding. De factuur is fiscaal geldig.
• Het BTW-recht op aftrek blijft behouden, ook als de factuur niet via Peppol werd ontvangen.
• De verantwoordelijkheid ligt bij de verzender die niet via Peppol factureert, niet bij u als ontvanger.

Uitzonderingen op de Peppol-verplichting

Niet alle facturen vallen onder de Peppol-verplichting. De volgende uitzonderingen gelden:

• B2C-transacties: Facturen aan particuliere consumenten (niet-BTW-plichtigen) vallen buiten de verplichting.
• Internationale transacties: Facturen naar of van buitenlandse ondernemingen die niet in België BTW-plichtig zijn, vallen niet onder de Belgische verplichting.
• Vrijgestelde BTW-plichtigen: Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (art. 44 BTW-Wetboek) zonder recht op aftrek, zijn vrijgesteld.
• Forfaitaire landbouwers: Ondernemingen onder de bijzondere landbouwregeling zijn uitgezonderd.

Praktische aanpak: wat doet u als u een niet-Peppol factuur ontvangt?

Volg deze stappen wanneer u een factuur ontvangt die niet via Peppol werd verstuurd:

Hoe zorgt u dat u zelf klaar bent?

Om zelf volledig Peppol-conform te zijn, moet u aan twee voorwaarden voldoen:

• Een Peppol-ID hebben: Dit is uw unieke identificatie op het Peppol-netwerk, gebaseerd op uw ondernemingsnummer (format: 0208:uw10cijferigBTWnummer).
• Aangesloten zijn bij een Peppol Access Point: Dit is de dienstverlener die uw e-facturen via het Peppol-netwerk verstuurt en ontvangt. Platforms zoals e-invoice.be fungeren als gecertificeerd Peppol Access Point.

De overgangsperiode: wat verwachten we in 2026?

In de praktijk zal 2026 een overgangsjaar zijn. Niet alle bedrijven zullen vanaf dag één volledig Peppol-conform zijn. De fiscale administratie zal naar verwachting een pragmatische aanpak hanteren, waarbij de nadruk ligt op begeleiding eerder dan bestraffing, vooral voor kleinere ondernemingen die te goeder trouw handelen.

Dat gezegd zijnde, is het sterk aan te raden om niet te wachten. Hoe langer u wacht, hoe groter het risico op vertragingen bij het inschrijven bij een Access Point en het configureren van uw systemen. Bovendien profiteert u direct van de efficiëntiewinst die e-facturatie biedt: snellere verwerking, minder fouten en betere cashflow.

Veelgestelde vragen

Verlies ik mijn BTW-aftrek als ik een PDF-factuur aanvaard?

Nee. Een factuur die aan alle inhoudelijke vereisten van het BTW-Wetboek voldoet, geeft recht op BTW-aftrek, ongeacht het formaat waarin zij werd ontvangen. De vorm van de factuur (papier, PDF of Peppol) heeft geen invloed op de fiscale geldigheid.

Kan ik een leverancier dwingen om via Peppol te factureren?

U kunt een leverancier niet zelf dwingen, maar de wet verplicht hem wel. U kunt uw leverancier wijzen op de wettelijke verplichting. Daarnaast kunt u in uw contractuele voorwaarden opnemen dat facturen via Peppol moeten worden verzonden.

Wat als mijn buitenlandse leverancier geen Peppol heeft?

De Belgische verplichting geldt alleen voor transacties tussen in België gevestigde BTW-plichtigen. Als uw leverancier in het buitenland is gevestigd, valt de transactie niet onder de Belgische e-facturatie verplichting. U kunt facturen van buitenlandse leveranciers dus gewoon blijven ontvangen in hun huidige formaat.

Hoe weet ik of mijn leverancier Peppol-geregistreerd is?

U kunt dit controleren via de Peppol Radar op e-invoice.be. Voer het ondernemingsnummer van uw leverancier in en u ziet onmiddellijk of zij geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk.