Wat als ik een niet-Peppol factuur ontvang? Praktische gids voor Belgische ondernemers

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-transacties in Belgie. Maar wat als u nog steeds een factuur per e-mail, post of als PDF ontvangt? Moet u die weigeren? Riskeert u een boete? En hoe gaat u hier het best mee om? In deze praktische gids beantwoorden we al uw vragen over niet-Peppol facturen.

De Belgische e-invoicing wet: wat zegt de wetgeving over elektronische facturen?

De Belgische e-invoicing wet (Wet van 6 februari 2024, wijziging van het BTW-Wetboek) bepaalt dat vanaf 1 januari 2026 alle BTW-plichtige ondernemingen in Belgie verplicht zijn om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. De Belgische wetgeving rond elektronische facturen verwijst naar facturen in UBL-formaat (conform de Europese norm EN 16931), verzonden via het Peppol-netwerk. Er is geen uitstel gepland: Peppol facturatie is verplicht en er is geen Peppol uitstel voorzien voor BTW-plichtige ondernemers in Belgie.

Belangrijk nuance: de verplichting om e-facturen te versturen geldt eveneens vanaf 1 januari 2026 voor B2B-transacties tussen in Belgie gevestigde BTW-plichtigen. Concreet: als zowel de leverancier als de klant BTW-plichtig zijn in Belgie, moeten facturen via Peppol worden uitgewisseld. Dit geldt voor zowel verkoopfacturen als aankoopfacturen.

Wat is een "niet-Peppol factuur" precies?

Een niet-Peppol factuur is elke factuur die niet als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk wordt verzonden. Dit omvat:

• PDF-facturen per e-mail: Hoewel digitaal, zijn dit geen gestructureerde e-facturen. Een PDF is een visueel document dat niet voldoet aan de EN 16931-norm. Het bevat geen machine-leesbare data.
• Papieren facturen per post: De traditionele papieren factuur voldoet niet aan de nieuwe vereisten.
• Word- of Excel-facturen: Ook al bevatten deze gestructureerde data, ze worden niet via het Peppol-netwerk verzonden en voldoen niet aan het UBL-formaat.
• Facturen via andere elektronische kanalen: Facturen verzonden via EDI, portalen of andere niet-Peppol systemen.

Twijfelt u of een ontvangen XML-bestand wel een echte Peppol-factuur is? Sleep hem in onze gratis Peppol Viewer en u ziet meteen of het om een geldige UBL 2.1 of Peppol BIS 3.0 factuur gaat, met verkoper, koper, btw en een live Peppol-registratiecheck. Niets wordt verzonden, alles blijft lokaal in uw browser.

Moet u een niet-Peppol factuur weigeren?

Nee, u hoeft een niet-Peppol factuur niet te weigeren. De Belgische wetgever heeft ervoor gekozen om de verzender verantwoordelijk te stellen, niet de ontvanger. Als ontvanger bent u verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen via Peppol, maar u bent niet verplicht om andere factuurformaten te weigeren.

In de praktijk betekent dit:

• U mag een PDF-factuur nog steeds aanvaarden en verwerken in uw boekhouding. De factuur is fiscaal geldig.
• Het BTW-recht op aftrek blijft behouden, ook als de factuur niet via Peppol werd ontvangen. Voorwaarde is dat de factuur inhoudelijk aan alle BTW-vereisten voldoet en de onderliggende transactie effectief heeft plaatsgevonden.
• De verantwoordelijkheid ligt bij de verzender die niet via Peppol factureert, niet bij u als ontvanger.

Uitzonderingen op de Peppol-verplichting: vrijstellingsregeling, bijberoep en andere gevallen

Niet alle facturen vallen onder de Peppol-verplichting. De volgende uitzonderingen gelden:

• B2C-transacties: Facturen aan particuliere consumenten (niet-BTW-plichtigen) vallen buiten de verplichting.
• Internationale transacties: Facturen naar of van buitenlandse ondernemingen die niet in Belgie BTW-plichtig zijn, vallen niet onder de Belgische verplichting.
• Vrijgestelde BTW-plichtigen: Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (art. 44 BTW-Wetboek) zonder recht op aftrek, zijn vrijgesteld.
• Forfaitaire landbouwers: Ondernemingen onder de bijzondere landbouwregeling zijn uitgezonderd.

Peppol verplicht voor bijberoep? Ja: voert u een zelfstandige activiteit uit in bijberoep en bent u BTW-plichtig, dan geldt Peppol facturatie ook voor u. De wettekst maakt geen onderscheid tussen hoofdberoep en bijberoep. Enkel uw BTW-statuut is bepalend.

Let op: ondernemingen die genieten van de kleine ondernemingsregeling (BTW-vrijstellingsregeling) maar wel BTW-plichtig zijn, vallen wel onder de verplichting. Wie van de Peppol vrijstellingsregeling wenst te genieten, moet dus volledig vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 BTW-Wetboek en niet enkel onder de kleine ondernemingsregeling vallen. Zij moeten e-facturen kunnen ontvangen via Peppol. Lees meer over Peppol voor kleine zelfstandigen.

Creditnota via Peppol: wat met correcties?

Een creditnota via Peppol volgt exact dezelfde regels als een gewone factuur. Vanaf 1 januari 2026 moet een Peppol creditnota worden verstuurd in het UBL CreditNote-formaat via het Peppol-netwerk. Ontvangt u een creditnota per PDF of e-mail? Dezelfde principes gelden: u mag de creditnota verwerken, maar de verzender riskeert sancties. Vraag uw leverancier vriendelijk om voortaan zowel facturen als creditnota's via Peppol te versturen, zodat uw boekhouding consistent en automatisch verwerkt kan worden.

Veelvoorkomende Peppol problemen en hoe ze op te lossen

In de praktijk lopen ondernemers tegen verschillende problemen met Peppol aan. Hier zijn de meest gemelde Peppol problemen en hoe u ze aanpakt:

• Foutgevoelige PDF facturen: Handmatig inboeken van PDF facturen leidt tot tikfouten in BTW-nummers, bedragen of datums. Foutgevoelige PDF facturen zijn een van de hoofdredenen waarom de overheid op gestructureerde Peppol-data overschakelt. Een Peppol-factuur komt rechtstreeks in uw boekhouding zonder OCR-fouten.
• Peppol factuur komt niet aan: Vraag uw leverancier het Peppol-ID en de verzendbevestiging op. Controleer ook of uw eigen Access Point de factuur niet in quarantaine heeft geplaatst.
• Klant heeft geen Peppol-ID: Stuur de factuur tijdelijk per e-mail door en wijs uw klant op de verplichting. Uw boekhouder of factuur nalevingssoftware kan helpen om alle leveranciers en klanten in kaart te brengen.
• Betalen via Peppol: Peppol is geen betalingsnetwerk. Betalen gebeurt nog steeds via de bank. Peppol vervoert enkel de factuurdata. SEPA-betaalinformatie staat in de Peppol-factuur, zodat uw boekhoudsoftware de betaling automatisch kan voorbereiden.

Peppol in Nederland en andere EU-landen

Is Peppol Nederland verplicht? Voor B2G (overheidsfacturen) is Peppol al jaren de standaard in Nederland. Voor B2B volgt Nederland het EU ViDA-tijdspad richting 2030. Belgische ondernemers die naar Nederlandse klanten factureren, kunnen vandaag al via Peppol versturen want het netwerk is grensoverschrijdend opgezet. Hetzelfde geldt voor Frankrijk (verplichte ontvangst vanaf september 2026), Duitsland (B2B verplichting per 2027) en de meeste EU-lidstaten.

Peppol en buitenlandse facturen

Een veelgestelde vraag: geldt Peppol ook voor buitenlandse facturen? Het antwoord is genuanceerd. De Belgische e-facturatie verplichting geldt alleen voor transacties tussen in Belgie gevestigde BTW-plichtigen. Facturen van of naar het buitenland vallen er dus niet onder.

In de praktijk betekent dit:

• Buitenlandse leveranciers: U mag facturen van buitenlandse leveranciers gewoon per e-mail of PDF blijven ontvangen. Er is geen Belgische verplichting om deze via Peppol te ontvangen.
• Buitenlandse klanten: Als u factureert aan een buitenlandse klant, bent u niet verplicht om dit via Peppol te doen. Veel landen buiten de EU ondersteunen Peppol nog niet breed.
• EU ViDA-verordening (2030): Vanaf juli 2030 wordt e-facturatie via de EU ViDA-verordening (VAT in the Digital Age) ook verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Sommige EU-landen zoals Nederland en Frankrijk voeren de verplichting al eerder in. Frankrijk vereist e-factuur ontvangst vanaf september 2026.

Hoe controleert u of uw leverancier Peppol heeft?

Voordat u uw leverancier aanspreekt, is het handig om eerst te controleren of zij al op het Peppol-netwerk zijn aangesloten. Dit kan op drie manieren:

Praktische aanpak: wat doet u als u een niet-Peppol factuur ontvangt?

Volg deze stappen wanneer u een factuur ontvangt die niet via Peppol werd verstuurd:

Loopt u regelmatig tegen problemen aan met leveranciers die niet via Peppol factureren? Onze Operations Support helpt bij inbox-monitoring, leveranciersopvolging en het oplossen van uitzonderingen.

De overgangsperiode: gefaseerde aanpak in 2026

In de praktijk is 2026 een overgangsjaar. De fiscale administratie hanteert een pragmatische aanpak in drie fasen:

Hoe zorgt u dat u zelf klaar bent?

Om zelf volledig Peppol-conform te zijn, moet u aan twee voorwaarden voldoen:

• Een Peppol-ID hebben: Dit is uw unieke identificatie op het Peppol-netwerk, gebaseerd op uw ondernemingsnummer (format: 0208:uw10cijferigBTWnummer). Lees meer over hoe u zich registreert voor Peppol.
• Aangesloten zijn bij een Peppol Access Point: Dit is de dienstverlener die uw e-facturen via het Peppol-netwerk verstuurt en ontvangt. Platforms zoals e-invoice.be fungeren als gecertificeerd Peppol Access Point.

Veelgestelde vragen