Wat is Peppol? De complete beginnersgids voor Belgische ondernemers

U heeft er ongetwijfeld al over gehoord: Peppol. Sinds 1 januari 2026 is het verplicht voor alle Belgische B2B-transacties. Maar wat is Peppol eigenlijk? Hoe werkt het? En wat moet u als ondernemer concreet doen? In deze begrijpelijke gids leggen we alles stap voor stap uit. Geen technisch jargon, beloofd.

Peppol in gewone taal

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Simpel gezegd: het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische facturen (e-facturen) naar elkaar kunnen sturen. Denk aan Peppol als het "e-mailsysteem voor facturen". Maar dan veiliger, gestandaardiseerd en automatisch verwerkbaar.

Net zoals u e-mails kunt sturen van Gmail naar Outlook, kunt u met Peppol e-facturen sturen vanuit elk aangesloten facturatiepakket naar elk ander aangesloten systeem. Het maakt niet uit welke software u of uw klant gebruikt. Zolang beide op het Peppol-netwerk zijn aangesloten, werkt het.

Hoe werkt Peppol? De eenvoudige uitleg

Stel u voor dat u een factuur wilt sturen naar een klant. Met Peppol verloopt dat als volgt:

Wat is een Access Point?

Een Peppol Access Point is de dienstverlener die u verbindt met het Peppol-netwerk. U kunt niet rechtstreeks op het Peppol-netwerk aansluiten. U heeft altijd een Access Point nodig als tussenpersoon. Vergelijk het met een internetprovider: u heeft een provider nodig om op het internet te komen, en u heeft een Access Point nodig om op het Peppol-netwerk te komen.

In België zijn er tientallen gecertificeerde Peppol Access Points. Sommige zijn ingebouwd in uw boekhoudsoftware (zoals Exact, Yuki of Billit), andere zijn zelfstandige diensten (zoals e-invoice.be) die u los van uw software kunt gebruiken.

Wat is een Peppol-ID?

Uw Peppol-ID is uw unieke adres op het Peppol-netwerk. In België is dit opgebouwd uit uw ondernemingsnummer:

0208 + uw 10-cijferig ondernemingsnummer (zonder punten)

Voorbeeld: als uw ondernemingsnummer 0123.456.789 is, dan is uw Peppol-ID 0208:0123456789. Andere bedrijven gebruiken dit ID om u facturen te sturen via het Peppol-netwerk.

Wat is het verschil tussen een PDF en een e-factuur?

Dit is een veelvoorkomend misverstand. Een PDF per e-mail is geen e-factuur in de zin van de wet. Het verschil:

Waarom is Peppol verplicht in België?

De Belgische overheid heeft e-facturatie via Peppol verplicht gemaakt voor B2B-transacties om verschillende redenen:

• Bestrijding van BTW-fraude: Gestructureerde e-facturen zijn moeilijker te vervalsen en gemakkelijker te controleren door de fiscus.
• Efficiëntie voor het bedrijfsleven: Automatische verwerking bespaart tijd en geld voor alle bedrijven.
• Europese harmonisatie: België volgt de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) die e-facturatie in de hele EU wil standaardiseren.
• Digitale transformatie: De overheid stimuleert bedrijven om hun administratie te digitaliseren.

Voor wie is Peppol verplicht?

De verplichting geldt voor alle B2B-transacties tussen in België gevestigde BTW-plichtigen. Concreet:

• Wel verplicht: Elke factuur tussen twee Belgische BTW-plichtige ondernemingen (eenmanszaken, vennootschappen, zelfstandigen met BTW-nummer).
• Niet verplicht: Facturen aan particulieren (B2C), facturen naar/van het buitenland, transacties met BTW-vrijgestelde organisaties.

Wat moet u concreet doen?

Om Peppol-klaar te zijn, heeft u drie dingen nodig:

Hoeveel kost Peppol?

Peppol zelf is gratis. Het is een open netwerk. Wat u betaalt, is de dienst van uw Access Point. De kosten variëren sterk:

• Gratis opties: Sommige boekhoudsoftware (Accountable, Dexxter) biedt gratis Peppol-toegang als onderdeel van hun pakket.
• Pay-per-use: Diensten als e-invoice.be rekenen per verstuurde/ontvangen factuur (vaak €0,10-0,50 per factuur), zonder vast abonnement.
• Abonnementen: Grotere platforms rekenen een maandelijks abonnement (€10-50/maand) met een bepaald volume inbegrepen.

Belangrijk: de kosten voor e-facturatie zijn tot en met 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar in België. U recupereert dus meer dan u uitgeeft. Meer details vindt u in ons artikel over de kosten van Peppol e-facturatie.

Veelgestelde vragen

Kan ik nog steeds PDF-facturen sturen?

Voor B2B-transacties in België moet u e-facturen via Peppol versturen. PDF-facturen zijn niet langer toegestaan als hoofdformaat voor deze transacties. Voor B2C-facturen of internationale transacties kunt u wel nog PDF's gebruiken.

Moet ik nieuwe software kopen?

Niet noodzakelijk. Als uw huidige boekhoudsoftware Peppol ondersteunt, kunt u die blijven gebruiken. Zo niet, kunt u een platform zoals e-invoice.be gebruiken om uw bestaande facturen (zelfs PDF's) om te zetten naar Peppol-formaat.

Is Peppol veilig?

Ja. Het Peppol-netwerk maakt gebruik van encryptie en digitale certificaten. Alleen gecertificeerde Access Points mogen op het netwerk opereren. Elke factuur is traceerbaar en de identiteit van zender en ontvanger wordt geverifieerd.

Werkt Peppol ook voor facturen naar het buitenland?

Ja, Peppol is een internationaal netwerk actief in meer dan 40 landen. Als uw buitenlandse klant of leverancier ook op het Peppol-netwerk is aangesloten, kunt u e-facturen uitwisselen. Het is echter niet verplicht voor internationale transacties vanuit de Belgische wetgeving.