Wat kost Peppol e-facturatie? Implementatie en gebruikskosten uitgelegd
"Hoeveel gaat mij dat kosten?" Het is de eerste vraag die elke ondernemer stelt bij de verplichte overstap naar Peppol e-facturatie. Het antwoord: van volledig gratis tot enkele honderden euro's per maand, afhankelijk van uw situatie. In dit artikel geven we een volledig en eerlijk overzicht van alle kosten, zodat u een weloverwogen keuze kunt maken. Spoiler: dankzij de 120% fiscale aftrekbaarheid verdient de investering zichzelf meer dan terug.
Is Peppol zelf gratis?
Ja, het Peppol-netwerk zelf is gratis. Peppol is een open standaard beheerd door OpenPeppol, een non-profit organisatie. Er is geen licentiekost of registratiekost voor het netwerk zelf. Wat u wél betaalt, zijn de diensten van uw Peppol Access Point. Dat is de dienstverlener die u verbindt met het netwerk en uw e-facturen verstuurt en ontvangt.
Overzicht van de kostensoorten
De totale kosten van Peppol e-facturatie bestaan uit drie componenten:
Eenmalige implementatiekosten
De kost om Peppol op te zetten in uw organisatie. Dit omvat registratie, configuratie en eventuele integratie met uw bestaande software.
- Registratie Peppol-ID: meestal gratis bij uw Access Point
- Basis configuratie: €0 - €500 afhankelijk van complexiteit
- ERP-integratie (optioneel): €500 - €5.000+ voor maatwerk
Maandelijkse softwarekosten
Het abonnement of de vergoeding voor uw facturatiesoftware of Access Point dienst.
- Gratis: Accountable (bijberoep), Dexxter (basis)
- Pay-per-use (geen abonnement): e-invoice.be
- Abonnementen: €9-50/maand (Billit, Exact, Yuki)
Kosten per factuur
Sommige diensten rekenen een bedrag per verstuurde of ontvangen factuur, bovenop of in plaats van een abonnement.
- Typisch: €0,10 - €0,50 per factuur
- Sommige abonnementen: bepaald volume inbegrepen
- Volume kortingen bij grotere aantallen
Kostenvergelijking per bedrijfsgrootte
Wat kunt u concreet verwachten? We berekenen de maandelijkse kosten voor drie typische profielen:
| Profiel | Facturen/maand | Goedkoopste optie | Maandelijkse kost |
|---|---|---|---|
| Zelfstandige in bijberoep | 1-5 | Gratis software (Accountable, Dexxter) | €0 |
| Zelfstandige in hoofdberoep | 10-30 | Pay-per-use (e-invoice.be) | €2-8 |
| Kleine kmo (5-20 werknemers) | 50-200 | Abonnement (Billit) of pay-per-use | €9-30 |
| Middelgroot bedrijf | 500+ | Abonnement + ERP-integratie | €50-200 |
De 120% fiscale aftrekbaarheid: hoe werkt het?
De Belgische overheid biedt een fiscaal stimulans voor de overstap naar e-facturatie. Alle kosten gerelateerd aan e-facturatie zijn tot en met 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar. Dit is geregeld in artikel 64ter van het Wetboek van de inkomstenbelastingen.
Rekenvoorbeeld: 120% aftrekbaarheid
Stel: u betaalt €200/jaar voor e-facturatie software en diensten.
- Aftrekbaar bedrag: €200 × 120% = €240
- Bij een marginaal belastingtarief van 25%: besparing = €240 × 25% = €60
- Bij een marginaal belastingtarief van 50% (personenbelasting): besparing = €240 × 50% = €120
Bij het hoogste tarief recupereert u meer dan de helft van uw kosten via de belastingen. De extra 20% aftrek is puur winst.
Welke kosten komen in aanmerking voor de 120% aftrek?
- Software-abonnementen: Maandelijkse of jaarlijkse kosten van facturatiesoftware met Peppol-functionaliteit.
- Per-factuur kosten: Kosten per verstuurde of ontvangen e-factuur via een Access Point.
- Implementatiekosten: Consultancy, configuratie en integratie van e-facturatie in uw systemen.
- Opleiding: Kosten voor training van medewerkers in het gebruik van e-facturatie.
Verborgen besparingen: wat levert e-facturatie op?
Naast de directe kosten is het belangrijk om ook de besparingen mee te rekenen. E-facturatie is niet alleen een kost. Het levert ook geld op:
Directe besparingen
- Geen postzegels en papier meer (€2-3 per factuur)
- Minder tijd voor handmatige verwerking (15-30 min per factuur)
- Minder fouten en dubbele betalingen
- Minder accountantskosten voor foutcorrectie
Indirecte besparingen
- Snellere betaling door klanten (betere cashflow)
- Betalingskortingen benutten dankzij snellere verwerking
- Minder archiveringskosten (digitaal archief)
- Eenvoudigere BTW-aangifte en audit
Onderzoek door Billentis en de Europese Commissie schat de gemiddelde besparing per factuur bij e-facturatie op €6 tot €15 vergeleken met papieren of PDF-facturatie. Voor een bedrijf dat 50 facturen per maand verwerkt, is dat een jaarlijkse besparing van €3.600 tot €9.000.
Prijsmodellen vergeleken
| Model | Voorbeeld | Voordeel | Nadeel | Ideaal voor |
|---|---|---|---|---|
| Gratis | Accountable, Dexxter | Geen kosten | Beperkte features | Starters, bijberoep |
| Pay-per-use | e-invoice.be | Betaal wat u gebruikt | Prijs stijgt met volume | Laag-medium volume |
| Abonnement | Billit, Exact, Yuki | Voorspelbare kosten | Vaste kost ook bij laag volume | Regelmatig factureren |
| Enterprise | Basware, SAP | Volledige automatisering | Hoge kosten | Grote bedrijven |
Veelgestelde vragen over kosten
Is er een kost voor het ontvangen van facturen?
Dit verschilt per provider. Sommige rekenen alleen voor het versturen van facturen (ontvangen is gratis), andere rekenen voor beide. Bij e-invoice.be is het ontvangen van facturen inbegrepen.
Moet ik betalen voor het registreren van mijn Peppol-ID?
De meeste Access Points registreren uw Peppol-ID gratis als onderdeel van hun dienst. Wees voorzichtig met partijen die een hoge eenmalige registratiekost vragen. Dit is ongebruikelijk.
Kan ik van provider wisselen als de kosten tegenvallen?
Ja, u kunt op elk moment wisselen van Peppol Access Point. Uw Peppol-ID blijft hetzelfde. Alleen de achterliggende dienstverlener verandert. Er is doorgaans geen lock-in.
Geldt de 120% aftrek ook voor zelfstandigen in bijberoep?
Ja, de 120% fiscale aftrekbaarheid geldt voor alle belastingplichtigen met beroepsinkomsten, inclusief zelfstandigen in bijberoep en vennootschappen. De aftrek wordt berekend op de werkelijke beroepskosten.
Start met e-facturatie zonder vast abonnement
Met e-invoice.be betaalt u alleen voor wat u gebruikt. Geen maandelijks abonnement, geen verborgen kosten. Uw eerste facturen zijn gratis. En vergeet niet: alle kosten zijn 120% fiscaal aftrekbaar.