E-Rechnung Pflicht 2025/2026: Termine, Pflichten und Übergangsfristen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt bis 2028. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024), das die §§14 und 27 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) anpasst. Dieser Artikel erklärt den vollständigen Zeitplan, die Übergangsfristen und was Sie konkret unternehmen sollten. Einen allgemeinen Überblick über Formate und Grundlagen finden Sie in unserem Leitfaden Was ist eine E-Rechnung?

Auf einen Blick

Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Keine Übergangsfrist.
Bis Ende 2026: Papier/PDF für Versand weiterhin erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers).
Ab 2027: Nur Unternehmen unter 800.000 € Umsatz dürfen noch PDF versenden.
Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle B2B-Rechnungen verpflichtend. Keine Ausnahmen nach Umsatz.
Formate: XRechnung, ZUGFeRD (ab EN 16931) oder Peppol BIS 3.0. PDF ist keine E-Rechnung.

Die Empfangspflicht gilt bereits

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wenn Sie das noch nicht umgesetzt haben, sollten Sie jetzt handeln. Ein E-Mail-Postfach für den Empfang reicht zunächst aus, aber Sie brauchen eine Lösung zur Verarbeitung der XML-Dateien.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ändert sich wann? Der vollständige Zeitplan

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in vier Phasen. Jede Phase erweitert den Kreis der Pflichtigen.

Zeitstrahl der E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Phase 1 (Januar 2025) Empfangspflicht ohne Übergangsfrist, Phase 2 (2025-2026) Papier und PDF mit Zustimmung erlaubt, Phase 3 (2027) nur bei Umsatz unter 800.000 Euro, Phase 4 (ab 2028) volle E-Rechnungspflicht für alle B2B. — Zeitstrahl: Die vier Phasen der E-Rechnungspflicht in Deutschland

1. Jan 2025Bereits in Kraft

Empfangspflicht für alle Unternehmen

Jedes B2B-Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen im EN-16931-Format empfangen und archivieren können. Keine Übergangsfrist.

2025 – 2026Übergangsfrist 1

Papier und PDF weiterhin erlaubt (mit Zustimmung)

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Formate (z.B. PDF) versenden. Die Zustimmung kann auch konkludent erfolgen.

2027Übergangsfrist 2

Nur noch für Unternehmen unter 800.000 € Umsatz

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro (mit Zustimmung des Empfängers) auf Papier oder PDF ausweichen. EDI-Verfahren bleiben zusätzlich erlaubt, sofern die erforderlichen Rechnungsdaten korrekt extrahiert werden können.

1. Jan 2028Volle Pflicht

E-Rechnung für alle verpflichtend

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen ungeachtet ihres Umsatzes B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Verkehr nicht mehr zulässig (mit den unten genannten Ausnahmen).

2. Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen B2B-Umsätze nach §14 UStG. Das bedeutet: Beide Parteien (Leistender und Leistungsempfänger) müssen im Inland ansässig sein.

Betroffen

✓Alle Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
✓Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
✓Einzelunternehmer und Freiberufler
✓Kleinunternehmer nach §19 UStG (Empfang)
✓Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Nicht betroffen

—B2C-Rechnungen (an Privatpersonen)
—Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8-29 UStG
—Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
—Fahrausweise (§34 UStDV)
—Grenzüberschreitende Umsätze

3. Empfangspflicht ab 1. Januar 2025

Die Empfangspflicht ist die erste und wichtigste Stufe. Sie gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Jedes Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Details hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15.11.2024 geregelt.

Was bedeutet das konkret?

Sie brauchen ein E-Mail-Postfach (oder einen anderen elektronischen Kanal), über das Sie XML-Rechnungen empfangen können.
Sie müssen die empfangene E-Rechnung GoBD-konform archivieren (unveränderbar, maschinell auswertbar, 10 Jahre).
Sie dürfen die Annahme einer E-Rechnung nicht verweigern. Ihr Lieferant braucht keine Zustimmung, um Ihnen eine E-Rechnung zu senden.

Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Selbst wer keine Umsatzsteuer ausweist, muss E-Rechnungen seiner Lieferanten empfangen und speichern können.

4. Ausstellungspflicht und Übergangsfristen

Die Ausstellungspflicht wird in Stufen eingeführt. Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen vorgesehen, damit Unternehmen ihre Prozesse und Systeme anpassen können.

Zeitraum	Regelung	Bedingung
01.01.2025 – 31.12.2026	Papier oder PDF erlaubt	Zustimmung des Empfängers erforderlich
01.01.2027 – 31.12.2027	Papier oder PDF nur bei Umsatz < 800.000 €	Vorjahresumsatz des Ausstellers unter 800.000 € + Zustimmung des Empfängers
Ab 01.01.2028	E-Rechnung verpflichtend für alle	Keine Ausnahmen (außer §4 Nr. 8-29 UStG, Kleinbeträge, Fahrausweise)

Beachten Sie: EDI-Verfahren (z.B. EDIFACT) dürfen bis Ende 2027 weiterhin genutzt werden, sofern die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben korrekt und vollständig aus dem EDI-Format extrahiert werden können. Ab 2028 müssen auch EDI-Rechnungen dem EN-16931-Standard entsprechen oder in ein konformes Format konvertiert werden.

Was bedeutet "Zustimmung des Empfängers"?

Die Zustimmung kann ausdrücklich oder konkludent erfolgen. Akzeptiert ein Empfänger eine PDF-Rechnung ohne Widerspruch, gilt dies als konkludente Zustimmung. Umgekehrt kann der Empfänger jederzeit auf eine E-Rechnung bestehen. Ab 2028 ist diese Frage hinfällig, da dann E-Rechnungen generell Pflicht sind.

5. Ausnahmen: Kleinbeträge, Fahrausweise und mehr

Auch nach dem 1. Januar 2028 gibt es Rechnungen, die nicht als E-Rechnung ausgestellt werden müssen.

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Papier und PDF bleiben zulässig.

Fahrausweise

Fahrausweise im Sinne von §34 UStDV (Bahntickets, ÖPNV-Fahrscheine usw.) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, unabhängig vom Betrag.

Steuerfreie Umsätze

Umsätze, die nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (z.B. Vermietung, Versicherungen, ärztliche Leistungen), unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.

6. Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die technische Spezifikation der XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt. Einen umfassenden Überblick finden Sie in unserem Artikel Was ist eine E-Rechnung?

Gültige E-Rechnungsformate

XRechnung (UBL oder CII-Syntax)
ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (Hybrid-PDF mit XML)
Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1)
Factur-X ab Profil EN 16931

Keine E-Rechnungen

PDF-Rechnungen (auch nicht als E-Mail-Anhang)
Gescannte Papierrechnungen
Word- oder Excel-Dateien
ZUGFeRD Profil BASIC oder MINIMUM (nicht EN-16931-konform)

Mehr Details zu den Formaten finden Sie in unserem Artikel Kostenlose Peppol Tools. Dort können Sie auch Ihre E-Rechnungen kostenlos validieren.

7. Was Sie jetzt tun sollten

Unabhängig davon, ob Sie ein Großunternehmen oder ein Einzelunternehmer sind: Die Empfangspflicht gilt bereits. Für die Ausstellungspflicht bleibt Ihnen je nach Umsatzgröße noch Zeit. Nutzen Sie diese.

5 Schritte zur E-Rechnungs-Compliance: 1. Postfach einrichten, 2. GoBD-Archivierung prüfen, 3. Software aktualisieren, 4. Ausgangsrechnungen umstellen, 5. Peppol-ID registrieren. — Von der Empfangspflicht zur vollen E-Rechnungs-Compliance

E-Rechnungsempfang sicherstellen

Richten Sie ein dediziertes Postfach ein (z.B. rechnung@firma.de) oder verbinden Sie sich mit dem Peppol-Netzwerk für automatisierten Empfang.

Archivierung prüfen

Stellen Sie sicher, dass empfangene E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden. Die XML-Datei muss im Originalformat 10 Jahre aufbewahrt werden.

Buchhaltungssoftware aktualisieren

Prüfen Sie, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann. Viele Anbieter haben Updates bereits ausgerollt.

Ausgangsrechnungen umstellen

Beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung Ihrer Ausgangsrechnungen auf ein EN-16931-konformes Format. So vermeiden Sie Engpässe bei der Deadline.

Peppol-ID registrieren

Mit einer Peppol-ID können Ihre Geschäftspartner Sie direkt im Netzwerk finden. Die Registrierung bei e-invoice.be ist kostenlos und dauert wenige Minuten.

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8. Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eine E-Rechnung im strukturierten Format (EN 16931) zu empfangen. Es gibt keine Übergangsfrist für die Empfangspflicht. Ein E-Mail-Postfach reicht aus, solange Sie die XML-Datei verarbeiten können.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML), ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (hybrides PDF mit eingebettetem XML) und Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?

Die Ausstellungspflicht wird gestaffelt eingeführt. Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet ist. Zudem können Bußgelder wegen Verstoßes gegen die Rechnungsstellungspflichten nach UStG drohen. Es empfiehlt sich, frühzeitig umzusteigen.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer nach §19 UStG. Die Ausstellungspflicht entfällt jedoch für steuerfreie Umsätze und für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Sind Rechnungen unter 250 Euro ausgenommen?

Ja. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin als einfaches PDF oder auf Papier gestellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist ein Bilddokument ohne maschinenlesbare Strukturdaten. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Dokument (oder enthält eines), das automatisch verarbeitet werden kann. Seit 2025 gelten PDFs ausdrücklich als sonstige Rechnungen, nicht als E-Rechnungen.

Kann ich Peppol für den E-Rechnungsversand nutzen?

Ja. Peppol BIS Billing 3.0 basiert auf UBL 2.1 und erfüllt die EN 16931. Über das Peppol-Netzwerk können Sie E-Rechnungen direkt an den Empfänger zustellen. Bei e-invoice.be können Sie sich kostenlos registrieren und sofort E-Rechnungen senden und empfangen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunft. Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Die Ausstellungspflicht kommt spätestens 2028 für alle. Unternehmen, die jetzt handeln, vermeiden Last-Minute-Stress und sichern sich den Vorsteuerabzug ihrer Geschäftspartner. Auf EU-Ebene treibt die ViDA-Verordnung (VAT in the Digital Age) die Harmonisierung weiter voran.

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