ZUGFeRD vs XRechnung: Welches Format wann?
ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide basieren auf der EU-Norm EN 16931 und gelten als strukturierte elektronische Rechnungen. Trotzdem unterscheiden sie sich grundlegend in Aufbau, Einsatzzweck und Pflichtszenarien. Dieser Artikel erklärt die technischen Unterschiede, zeigt wann welches Format vorgeschrieben ist und hilft bei der Entscheidung für Ihr Unternehmen. Einen allgemeinen Überblick über alle E-Rechnungsformate finden Sie in unserem Leitfaden Was ist eine E-Rechnung?
Kurz zusammengefasst
- ZUGFeRD = hybrides PDF + eingebettete XML. Menschenlesbar und maschinenlesbar in einer Datei.
- XRechnung = reines XML (UBL oder CII). Pflichtformat für B2G (Bund, Länder, Kommunen).
- Seit Januar 2025: B2B-Empfangspflicht für E-Rechnungen. Beide Formate sind EN 16931-konform und zulässig.
- Für Peppol (internationaler Versand) ist XRechnung (UBL) am effizientesten. ZUGFeRD wird automatisch konvertiert.
- Faustregel: B2G = XRechnung. B2B (Übergangsphase) = ZUGFeRD. Automatisierung/Peppol = XRechnung (UBL).
Wenn Sie sich zunächst einen allgemeinen Überblick wünschen, lesen Sie unseren Grundlagenartikel Was ist eine E-Rechnung?
ZUGFeRD und XRechnung automatisch verarbeiten
e-invoice.be empfängt, validiert und konvertiert beide Formate automatisch. Senden Sie E-Rechnungen über Peppol, ohne sich um Formatdetails zu kümmern.
Inhalt dieses Artikels
1. Beide Formate kurz erklärt
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten CII-XML-Datei (Cross Industry Invoice).
- Visuell lesbar ohne spezielle Software
- Maschinenlesbar durch eingebettete XML
- Sechs Profile (Minimum bis XRechnung)
- Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle PDF-Komponente. Es ist die deutsche CIUS (Country-specific Implementation Specification) der EU-Norm EN 16931.
- Pflichtformat für B2G (Bund, Länder, Kommunen)
- Zwei Syntaxen: UBL 2.1 und CII
- Pflichtfeld Leitweg-ID für B2G
- Aktuelle Version: XRechnung 3.0
Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931, den europäischen Standard für elektronische Rechnungen. Der entscheidende Unterschied: ZUGFeRD verpackt die strukturierten Daten in ein PDF, XRechnung liefert nur die rohen XML-Daten. Mehr über ZUGFeRD im Detail finden Sie in unserem ZUGFeRD Format Guide.
2. Direkter Vergleich
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Struktur | Hybrides PDF/A-3 + eingebettete CII-XML | Reines XML (UBL 2.1 oder CII) |
| Profile / Varianten | Minimum, Basic WL, Basic, EN16931 (Comfort), Extended, XRechnung | Ein Profil (CIUS der EN 16931) |
| Pflicht B2G | Nur mit XRechnung-Profil akzeptiert | Ja, Pflichtformat seit 2020 (Bund) |
| Pflicht B2B | Akzeptiert (Profil EN16931 oder höher) | Akzeptiert |
| Menschenlesbar | Ja (PDF-Teil) | Nein (Viewer nötig) |
| XML-Syntax | CII (UN/CEFACT) | UBL 2.1 oder CII |
| EN 16931-konform | Ab Profil EN16931 (Comfort) | Immer (per Definition) |
| Dateigröße | Größer (PDF + XML) | Kleiner (nur XML, typisch 20-100 KB) |
| Typische Anwendung | B2B, KMU, Übergangsphase | B2G, automatisierte Prozesse, Peppol |
| Leitweg-ID | Nur im XRechnung-Profil | Pflichtfeld (B2G) |
3. Welches Format für welche Situation?
Sie fakturieren an öffentliche Auftraggeber (B2G)
Empfehlung: XRechnung (oder ZUGFeRD mit XRechnung-Profil)
Seit November 2020 müssen Rechnungen an den Bund im XRechnung-Format eingereicht werden. Die meisten Bundesländer und viele Kommunen haben ähnliche Regelungen. Sie benötigen zwingend eine Leitweg-ID und müssen die Rechnung über Plattformen wie ZRE oder OZG-RE einreichen. Das ZUGFeRD-XRechnung-Profil wird ebenfalls akzeptiert, bietet aber keinen Vorteil gegenüber der reinen XRechnung.
Sie fakturieren an andere Unternehmen (B2B)
Empfehlung: ZUGFeRD (EN16931-Profil) oder XRechnung
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (Unternehmen > €800.000 Umsatz) bzw. 2028 (alle) wird auch der Versand zur Pflicht. Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass Empfänger ohne E-Rechnungs-Software die Rechnung noch als PDF lesen können. Das erleichtert die Übergangsphase.
Sie möchten internationale Interoperabilität (Peppol)
Empfehlung: XRechnung (UBL-Syntax) oder Konvertierung über Peppol Access Point
Peppol verwendet UBL 2.1 als Transportformat. XRechnung in der UBL-Variante ist direkt kompatibel. ZUGFeRD-Rechnungen (CII) können von einem Peppol Access Point wie e-invoice.be automatisch konvertiert werden. Wenn Sie ohnehin Peppol nutzen, ist UBL/XRechnung der effizienteste Weg.
Ihre Kunden haben keine E-Rechnungs-Software
Empfehlung: ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ideal für die Übergangsphase. Der Empfänger kann die Rechnung einfach als PDF öffnen. Gleichzeitig enthält die Datei bereits die strukturierten Daten für die spätere automatische Verarbeitung. Sobald der Empfänger bereit ist, kann er die XML-Daten nutzen.
Faustregel
B2G = XRechnung (Pflicht). B2B = Beide Formate erlaubt, ZUGFeRD für die Übergangsphase empfohlen. International/Peppol = UBL-basierte XRechnung am effizientesten. Im Zweifel: Fragen Sie Ihren Empfänger, welches Format bevorzugt wird.
4. Migration zwischen Formaten
Die gute Nachricht: Da beide Formate auf EN 16931 basieren, ist eine Konvertierung in den meisten Fällen verlustfrei möglich.
ZUGFeRD → XRechnung
Die CII-XML wird aus dem PDF extrahiert. Wenn das Profil EN16931 oder höher ist, enthält sie alle nötigen Felder. Für B2G müssen zusätzliche Felder (Leitweg-ID, Bestellnummer) ergänzt werden.
Achtung: ZUGFeRD-Profile unterhalb von EN16931 (Minimum, Basic WL, Basic) enthalten nicht genug Daten für eine vollständige XRechnung.
XRechnung → ZUGFeRD
Die XRechnung-XML (CII-Variante) kann direkt als ZUGFeRD-Anlage in ein PDF/A-3 eingebettet werden. Bei der UBL-Variante ist eine Syntaxkonvertierung (UBL → CII) erforderlich. Die PDF-Visualisierung wird automatisch generiert.
Beide → Peppol UBL
Für den Versand über Peppol konvertiert ein Access Point beide Formate in Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1). e-invoice.be unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung als Eingabeformat und liefert automatisch eine konforme Peppol-Nachricht.
Konvertierungstools
e-invoice.be bietet kostenlose Online-Tools für die Konvertierung:
5. ZUGFeRD, XRechnung und Peppol
Peppol ist das europäische Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen. Es nutzt UBL 2.1 als Standardformat (Peppol BIS Billing 3.0). Wie verhalten sich ZUGFeRD und XRechnung innerhalb dieses Netzwerks?
XRechnung & Peppol
XRechnung in der UBL-Variante ist nahezu identisch mit Peppol BIS Billing 3.0. Eine XRechnung (UBL) kann mit minimalen Anpassungen (Endpunkt-IDs) direkt über Peppol versendet werden. Viele deutsche Behörden empfangen XRechnungen bereits über Peppol.
ZUGFeRD & Peppol
ZUGFeRD verwendet CII-XML, während Peppol UBL erwartet. Ein Peppol Access Point konvertiert die CII-Daten automatisch in UBL. Das PDF wird nicht über Peppol transportiert, nur die strukturierten Daten. Mindestens das Profil EN16931 ist erforderlich.
Unabhängig vom gewählten Format können Sie E-Rechnungen über Peppol senden und empfangen. e-invoice.be als zertifizierter Peppol Access Point akzeptiert beide Formate und übernimmt die Konvertierung. Weitere Details zu Peppol in Deutschland finden Sie im Artikel Peppol ID suchen und prüfen.
6. Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML. Es ist sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar. XRechnung ist ein reines XML-Format (UBL oder CII) ohne visuelle Darstellung. XRechnung ist die deutsche CIUS der EU-Norm EN 16931 und für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben.
Ist ZUGFeRD oder XRechnung Pflicht?
Für B2G-Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen ist XRechnung Pflicht. Für B2B gilt seit Januar 2025 die Empfangspflicht für E-Rechnungen nach EN 16931. Beide Formate erfüllen diese Anforderung, wenn ZUGFeRD mindestens das Profil EN16931 verwendet. Ab 2027/2028 wird auch der B2B-Versand zur Pflicht.
Kann ich ZUGFeRD für B2G verwenden?
Ja, aber nur mit dem speziellen XRechnung-Profil von ZUGFeRD. Dieses Profil enthält die zusätzlichen Pflichtfelder (Leitweg-ID, Bestellnummer) und erfüllt die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Das Standard-EN16931-Profil reicht für B2G nicht aus.
Welches Format ist zukunftssicherer?
Beide Formate werden langfristig unterstützt. Für den reinen B2B-Bereich bietet ZUGFeRD den Vorteil der menschenlesbaren PDF-Komponente, was die Einführung erleichtert. Für automatisierte Prozesse und internationale Interoperabilität (Peppol) ist reines XML (XRechnung/UBL) effizienter. Im Idealfall unterstützt Ihre Software beide Formate.
Kann ich eine XRechnung in ZUGFeRD konvertieren?
Ja. Eine XRechnung (CII-Variante) kann in ein ZUGFeRD EN16931 eingebettet werden, da beide dieselbe XML-Struktur nutzen. Umgekehrt kann die CII-XML aus einem ZUGFeRD-PDF extrahiert und als eigenständige XRechnung verwendet werden, sofern das EN16931-Profil oder höher vorliegt. e-invoice.be bietet kostenlose Konvertierungstools dafür.
Brauche ich eine Leitweg-ID für ZUGFeRD?
Nur wenn Sie an öffentliche Auftraggeber (B2G) fakturieren. Die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld in XRechnung und im ZUGFeRD-XRechnung-Profil. Für reine B2B-Rechnungen ist sie nicht erforderlich. Sie können eine Leitweg-ID mit unserem Leitweg-ID Suchtool finden.
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