ZUGFeRD Rechnung: Format, Profile und Tools im Überblick

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten in ein menschenlesbares PDF einbettet. Es wird vor allem in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesetzt. In Frankreich ist derselbe Standard unter dem Namen Factur-X bekannt. Dieser Leitfaden erklärt, wie ZUGFeRD funktioniert, welche Profile es gibt, wie das CII-XML-Format aufgebaut ist und wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen in Peppol UBL konvertieren können.

1. Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um einen deutschen E-Rechnungsstandard, der eine herkömmliche PDF-Rechnung mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Das PDF wird in einem PDF/A-3-Container gespeichert. Die XML-Daten sind als Anhang in das PDF eingebettet.

Dieser "hybride" Ansatz ist das zentrale Merkmal von ZUGFeRD. Ein Mensch kann das PDF öffnen und die Rechnung ganz normal lesen. Ein Computer kann die eingebetteten XML-Daten extrahieren und die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten. Beide Darstellungen befinden sich in derselben Datei.

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3, veröffentlicht im Jahr 2024. Sie ist vollständig mit dem europäischen EN16931-Standard abgestimmt und technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Standard. ZUGFeRD 2.3 unterstützt alle Profile, die für eine konforme E-Rechnungsstellung in Deutschland, Österreich, Frankreich und anderen EU-Ländern erforderlich sind.

ZUGFeRD hat sich über mehrere Versionen weiterentwickelt. ZUGFeRD 2.1 (2020) war die erste Version, die mit Factur-X und dem EN16931-Standard abgestimmt wurde. ZUGFeRD 2.2 (2022) brachte verbesserte XRechnung-Unterstützung und kleinere Korrekturen. ZUGFeRD 2.3 (2024) ist die neueste Version mit Verbesserungen am Extended-Profil und engerer Abstimmung mit der aktualisierten Factur-X 1.0.07-Spezifikation. Alle Versionen ab 2.1 verwenden dieselbe CII-XML-Struktur und sind interoperabel.

Für deutsche Unternehmen erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen auch die Anforderungen der GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Das PDF/A-3-Containerformat gewährleistet die langfristige Archivierbarkeit. Dies ist für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach deutschem Steuerrecht erforderlich. Das eingebettete XML liefert die strukturierten Daten, die für eine revisionssichere digitale Archivierung notwendig sind.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich. Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. ZUGFeRD ist eines der akzeptierten Formate. Die Übergangsfrist für den Versand läuft bis 2027 bzw. 2028, abhängig von der Unternehmensgröße.

2. ZUGFeRD vs. Factur-X: gleicher Standard, anderer Name

ZUGFeRD und Factur-X sind derselbe technische Standard. Die beiden Namen existieren aus historischen Gründen. Deutschland entwickelte ZUGFeRD. Frankreich entwickelte Factur-X. Im Jahr 2020 einigten sich beide Organisationen auf eine gemeinsame Spezifikation.

Seit ZUGFeRD 2.1 sind die Formate technisch identisch. Die XML-Datei in einem ZUGFeRD-PDF hat dieselbe Struktur wie die XML in einem Factur-X-PDF. Die einzigen Unterschiede betreffen Branding und Namenskonventionen:

In der Praxis gilt: Wenn Ihre Software ZUGFeRD lesen kann, kann sie auch Factur-X lesen und umgekehrt. Alle Tools auf e-invoice.be unterstützen beide Varianten. Nutzen Sie den Formatdetektor, um automatisch zu erkennen, ob eine Datei ZUGFeRD oder Factur-X ist.

3. So funktioniert ein hybrides PDF

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei. PDF/A-3 ist ein ISO-standardisiertes Archiv-PDF-Format, das Dateianhänge erlaubt. Die XML-Rechnungsdaten sind als Anhang in diesen PDF-Container eingebettet.

Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF in einem normalen PDF-Reader öffnen (z. B. Adobe Acrobat oder Vorschau), sehen Sie eine ganz normale Rechnung. Der XML-Anhang ist im Hintergrund verborgen. Um auf die strukturierten Daten zuzugreifen, benötigen Sie ein Tool, das die XML aus dem PDF extrahieren kann.

Dieser duale Ansatz macht ZUGFeRD ideal für Unternehmen, die gerade auf E-Rechnungen umstellen. Empfänger, die noch nicht für die automatisierte Verarbeitung eingerichtet sind, können das PDF weiterhin lesen. Empfänger mit modernen Systemen können die XML-Daten extrahieren und ohne manuelle Eingabe verarbeiten.

Mit unserem kostenlosen ZUGFeRD XML Extractor können Sie die XML aus jedem ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF extrahieren. Laden Sie das PDF hoch und laden Sie die rohe CII-XML-Datei herunter.

4. Das CII-XML-Format in ZUGFeRD

Die XML in einem ZUGFeRD-PDF verwendet das Cross Industry Invoice (CII)-Format. CII wird von UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) definiert. Es ist eine der beiden XML-Syntaxen, die vom europäischen E-Rechnungsstandard EN16931 anerkannt werden. Die andere Syntax ist UBL.

CII verwendet eine andere XML-Struktur als UBL, aber beide können dieselben Rechnungsdaten abbilden. Hier ist ein vereinfachtes Beispiel einer CII-XML in einer ZUGFeRD-Rechnung:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
  xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">

  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>

  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>INV-2026-001</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260315</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>

  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Acme GmbH</ram:Name>
        <!-- seller details -->
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Widget Corp</ram:Name>
        <!-- buyer details -->
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
    <!-- trade delivery, settlement, line items -->
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>

</rsm:CrossIndustryInvoice>

Wesentliche Unterschiede zu UBL: CII verwendet lange, namespace-präfixierte Elementnamen wie ram:SellerTradeParty anstelle von UBL's cac:AccountingSupplierParty. CII verschachtelt Handelsinformationen unter einem einzigen SupplyChainTradeTransaction-Element. Der Dateninhalt ist gleichwertig, aber die Struktur sieht anders aus.

Mit unserem ZUGFeRD Viewer können Sie den Inhalt einer ZUGFeRD- oder CII-Rechnung in einem übersichtlichen Layout anzeigen. Das Tool parst die CII-XML und zeigt alle Felder in einer lesbaren Tabelle an.

5. ZUGFeRD-Profile im Detail

ZUGFeRD definiert mehrere Profile, die festlegen, wie viele Daten in der XML enthalten sind. Jedes Profil baut auf dem vorherigen auf und fügt weitere Felder und Details hinzu. Das Profil bestimmt, welche Geschäftsregeln bei der Validierung gelten.

Sie wissen nicht, welches Profil eine ZUGFeRD-Rechnung verwendet? Laden Sie sie in den ZUGFeRD Profile Checker hoch, um das Profil automatisch zu erkennen.

6. ZUGFeRD/CII vs. UBL: Was ist der Unterschied?

Sowohl CII (verwendet in ZUGFeRD/Factur-X) als auch UBL sind offizielle Syntaxen des europäischen E-Rechnungsstandards EN16931. Beide können dieselben Rechnungsdaten abbilden. Der Unterschied liegt in der XML-Struktur und den Einsatzgebieten.

Das Peppol-Netzwerk verwendet ausschließlich UBL. Wenn Sie eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung erhalten und diese über Peppol weiterleiten müssen, muss die CII-XML zuerst in UBL konvertiert werden. Diese Konvertierung ist auf der EN16931-Profilebene verlustfrei, da beide Formate dasselbe semantische Datenmodell unterstützen.

Für eine detaillierte Erklärung des UBL-Formats lesen Sie unseren UBL-Format-Leitfaden.

7. ZUGFeRD zu Peppol konvertieren

Belgien schreibt seit Januar 2026 Peppol für die B2B-E-Rechnungsstellung vor. Sie erhalten möglicherweise ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnungen von deutschen oder französischen Lieferanten, die in einem Peppol-basierten Workflow verarbeitet werden müssen. e-invoice.be übernimmt diese Konvertierung automatisch.

Die Konvertierung erfolgt in drei Schritten:

8. Kostenlose ZUGFeRD-Tools

e-invoice.be bietet eine Reihe kostenloser Online-Tools für die Arbeit mit ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen. Alle Tools funktionieren direkt im Browser, ohne Registrierung.

9. Erste Schritte mit e-invoice.be

e-invoice.be ist ein zertifizierter belgischer Peppol Access Point, der ZUGFeRD, Factur-X und CII-Rechnungen nativ unterstützt. Ob Sie hybride PDF-Rechnungen von deutschen Lieferanten erhalten oder Factur-X-Dateien von französischen Partnern konvertieren müssen: Die Plattform übernimmt die Formatkonvertierung automatisch.

Für Entwickler akzeptiert die Peppol API CII-XML und ZUGFeRD-PDF-Uploads direkt. Die API extrahiert die XML, konvertiert sie in Peppol UBL, validiert das Ergebnis und stellt es dem Empfänger zu. Keine manuellen Konvertierungsschritte nötig.

Der Empfang von Rechnungen über Peppol ist immer kostenlos. Der Versand beginnt ab €0,25 pro Rechnung im Pro-Tarif. Die Kontoerstellung erfolgt sofort.

10. Häufig gestellte Fragen