ZUGFeRD Format erklärt: XML-Aufbau, Profile und Viewer

Das ZUGFeRD-Format ist eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF zeigt die Rechnung für Menschen. Die XML enthält dieselbe Rechnung in strukturierter Form für Software. Beides steckt in einer einzigen Datei mit der Endung .pdf. In Frankreich heißt derselbe Standard Factur-X.

1. Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um einen deutschen E-Rechnungsstandard, der eine herkömmliche PDF-Rechnung mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Das PDF wird in einem PDF/A-3-Container gespeichert. Die XML-Daten sind als Anhang in das PDF eingebettet.

Der Begriff "hybrid" beschreibt genau diese Doppelnatur. Ein Mensch öffnet das PDF und liest die Rechnung wie gewohnt. Eine Buchhaltungssoftware liest stattdessen den XML-Anhang und übernimmt die Beträge ohne Abtippen. Beides ist dieselbe Datei.

Für deutsche Unternehmen unterstützt ZUGFeRD auch die GoBD-Konformität. Der PDF/A-3-Container ist auf Langzeitarchivierung ausgelegt und deckt damit die 10-jährige Aufbewahrungspflicht ab. Das eingebettete XML liefert die strukturierten Daten für eine revisionssichere Ablage. Wichtig: Aufbewahrungspflichtig ist der XML-Teil.

Seit dem 1. Januar 2025 muss in Deutschland jedes Unternehmen strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 erfüllt das. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027, gestaffelt nach Vorjahresumsatz. ZUGFeRD selbst ist dabei nie vorgeschrieben. Vorgeschrieben ist nur ein Format nach EN 16931, und ZUGFeRD ist eines davon.

2. ZUGFeRD-Versionen: welche ist aktuell?

Die aktuelle Spezifikation ist ZUGFeRD 2.5, veröffentlicht am 10. Juni 2026 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Wer heute Software auswählt oder eine Schnittstelle baut, sollte auf 2.5 abzielen. Ältere Dateien bleiben aber lesbar.

Die praktische Konsequenz für Entwickler: Ab Version 2.1 ist die CII-XML-Struktur stabil. Ein Parser, der ZUGFeRD 2.1 liest, liest auch 2.5. Neuere Versionen ergänzen Codelisten und Regeln, sie brechen die Struktur nicht. Nur ZUGFeRD 1.0 ist ein Sonderfall. Es verwendet eine ältere, nicht EN-16931-konforme XML und muss separat behandelt werden.

3. ZUGFeRD vs. Factur-X: gleicher Standard, anderer Name

ZUGFeRD und Factur-X sind derselbe technische Standard. Die beiden Namen existieren aus historischen Gründen. Deutschland entwickelte ZUGFeRD. Frankreich entwickelte Factur-X. Im Jahr 2020 einigten sich beide Organisationen auf eine gemeinsame Spezifikation.

Seit ZUGFeRD 2.1 sind die Formate technisch identisch. Die XML-Datei in einem ZUGFeRD-PDF hat dieselbe Struktur wie die XML in einem Factur-X-PDF. Die einzigen Unterschiede betreffen Branding und Namenskonventionen:

In der Praxis gilt: Wenn Ihre Software ZUGFeRD lesen kann, kann sie auch Factur-X lesen und umgekehrt. Alle Tools auf e-invoice.be unterstützen beide Varianten. Nutzen Sie den Formatdetektor, um automatisch zu erkennen, ob eine Datei ZUGFeRD oder Factur-X ist.

4. Hybrides PDF: Aufbau und wie Sie es öffnen

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei. PDF/A-3 ist ein ISO-standardisiertes Archiv-PDF-Format, das Dateianhänge erlaubt. Die XML-Rechnungsdaten sind als Anhang in diesen PDF-Container eingebettet.

Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF in einem normalen PDF-Reader öffnen (z. B. Adobe Acrobat oder Vorschau), sehen Sie eine ganz normale Rechnung. Der XML-Anhang ist im Hintergrund verborgen. Um auf die strukturierten Daten zuzugreifen, benötigen Sie ein Tool, das die XML aus dem PDF extrahieren kann.

ZUGFeRD-Rechnung öffnen: drei Wege

Die häufigste Frage zu ZUGFeRD ist schlicht: Wie sehe ich, was in der Datei steht? Es gibt drei Wege, je nachdem was Sie brauchen.

Ein praktischer Hinweis für den Rechnungseingang: Ein ZUGFeRD-PDF sieht im Posteingang aus wie jedes andere PDF. Ob eine XML drin steckt, sehen Sie erst im Anlagen-Panel oder nach einem Upload in den Formatdetektor. Viele Unternehmen verarbeiten deshalb ZUGFeRD-Rechnungen jahrelang manuell, obwohl die strukturierten Daten die ganze Zeit vorhanden waren.

5. Das CII-XML-Format in ZUGFeRD

Die XML in einem ZUGFeRD-PDF verwendet das Cross Industry Invoice (CII)-Format. CII wird von UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) definiert. Es ist eine der beiden XML-Syntaxen, die vom europäischen E-Rechnungsstandard EN16931 anerkannt werden. Die andere Syntax ist UBL.

CII verwendet eine andere XML-Struktur als UBL, aber beide können dieselben Rechnungsdaten abbilden. Hier ist ein vereinfachtes Beispiel einer CII-XML in einer ZUGFeRD-Rechnung:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
  xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
  xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
  xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">

  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>

  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>INV-2026-001</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260315</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>

  <rsm:SupplyChainTradeTransaction>
    <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:SellerTradeParty>
        <ram:Name>Acme GmbH</ram:Name>
        <!-- seller details -->
      </ram:SellerTradeParty>
      <ram:BuyerTradeParty>
        <ram:Name>Widget Corp</ram:Name>
        <!-- buyer details -->
      </ram:BuyerTradeParty>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
    <!-- trade delivery, settlement, line items -->
  </rsm:SupplyChainTradeTransaction>

</rsm:CrossIndustryInvoice>

Wesentliche Unterschiede zu UBL: CII verwendet lange, namespace-präfixierte Elementnamen wie ram:SellerTradeParty anstelle von UBL's cac:AccountingSupplierParty. CII verschachtelt Handelsinformationen unter einem einzigen SupplyChainTradeTransaction-Element. Der Dateninhalt ist gleichwertig, aber die Struktur sieht anders aus.

Mit unserem ZUGFeRD Viewer können Sie den Inhalt einer ZUGFeRD- oder CII-Rechnung in einem übersichtlichen Layout anzeigen. Das Tool parst die CII-XML und zeigt alle Felder in einer lesbaren Tabelle an.

6. ZUGFeRD-Profile im Detail

ZUGFeRD definiert fünf Profile plus das Referenzprofil XRechnung. Das Profil legt fest, wie viele Daten in der XML stehen. Jedes Profil baut auf dem vorherigen auf. Das Profil bestimmt außerdem, welche Geschäftsregeln bei der Validierung greifen.

Sie wissen nicht, welches Profil eine ZUGFeRD-Rechnung verwendet? Laden Sie sie in den ZUGFeRD Profile Checker hoch, um das Profil automatisch zu erkennen.

7. ZUGFeRD/CII vs. UBL: Was ist der Unterschied?

Sowohl CII (verwendet in ZUGFeRD/Factur-X) als auch UBL sind offizielle Syntaxen des europäischen E-Rechnungsstandards EN16931. Beide können dieselben Rechnungsdaten abbilden. Der Unterschied liegt in der XML-Struktur und den Einsatzgebieten.

Das Peppol-Netzwerk verwendet ausschließlich UBL. Wenn Sie eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung erhalten und diese über Peppol weiterleiten müssen, muss die CII-XML zuerst in UBL konvertiert werden. Diese Konvertierung ist auf der EN16931-Profilebene verlustfrei, da beide Formate dasselbe semantische Datenmodell unterstützen.

Für eine detaillierte Erklärung des UBL-Formats lesen Sie unseren UBL-Format-Leitfaden.

8. ZUGFeRD zu Peppol konvertieren

Belgien schreibt seit Januar 2026 Peppol für die B2B-E-Rechnungsstellung vor. Sie erhalten möglicherweise ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnungen von deutschen oder französischen Lieferanten, die in einem Peppol-basierten Workflow verarbeitet werden müssen. e-invoice.be übernimmt diese Konvertierung automatisch.

Die Konvertierung erfolgt in drei Schritten:

9. Kostenlose ZUGFeRD-Tools

e-invoice.be bietet eine Reihe kostenloser Online-Tools für die Arbeit mit ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen. Alle Tools funktionieren direkt im Browser, ohne Registrierung.

10. ZUGFeRD per API verarbeiten

Wenn Sie ZUGFeRD nicht einmalig, sondern laufend verarbeiten, brauchen Sie eine Schnittstelle statt eines Uploads. Die Peppol API von e-invoice.be nimmt Rechnungsdaten als flaches JSON entgegen, erzeugt daraus gültiges Peppol UBL, validiert es und stellt es zu.

Der Ablauf für eine eingehende ZUGFeRD-Rechnung ist immer derselbe: CII-XML aus dem PDF holen, Felder auf das API-Modell abbilden, senden. Diese Tabelle zeigt die Abbildung für die Felder, die in der Praxis am häufigsten gebraucht werden.

Der Aufruf sieht dann so aus. Beachten Sie, dass das API-Modell flach ist. Es gibt keine verschachtelten Objekte für Verkäufer und Käufer, anders als in der CII-XML.

curl -X POST https://api.e-invoice.be/api/documents/ \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "document_type": "INVOICE",
    "invoice_id": "RE-2026-0042",
    "invoice_date": "2026-09-01",
    "due_date": "2026-09-30",
    "currency": "EUR",
    "vendor_name": "Acme GmbH",
    "vendor_tax_id": "DE123456789",
    "vendor_address": "Hauptstrasse 1, 10115 Berlin, DE",
    "customer_name": "Widget BVBA",
    "customer_tax_id": "BE0123456789",
    "customer_peppol_id": "0208:0123456789",
    "items": [
      {
        "description": "Beratungsleistung September",
        "quantity": 10,
        "unit_price": 95.00,
        "tax_rate": 21
      }
    ]
  }'

Zwei Fallstricke aus der Praxis. Erstens die Datumsformate: CII verwendet format="102", also JJJJMMTT ohne Trennzeichen. Die API erwartet ISO 8601 mit Bindestrichen. Wer das übersieht, bekommt Validierungsfehler, die nach einem Datenproblem aussehen. Zweitens die Peppol-Adresse: In der CII-XML steht in der Regel eine Umsatzsteuer-ID, aber keine Peppol-ID. Diese müssen Sie über eine Teilnehmersuche ermitteln, bevor Sie senden können.

e-invoice.be ist ein zertifizierter Peppol Access Point. Konto und Registrierung der Peppol-ID sind kostenlos. Abgerechnet wird pro Rechnung, für Versand und Empfang gleichermaßen, ab €0,25 im Pro-Tarif und ab €0,18 im Enterprise-Tarif. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und kein monatliches Minimum.

11. Häufig gestellte Fragen