Geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen voor grote bedrijven

Grote bedrijven ontvangen honderden tot duizenden facturen per maand. De handmatige verwerking hiervan kost niet alleen veel tijd en geld, maar leidt ook tot fouten, dubbele betalingen en gemiste kortingsdeadlines. Met de invoering van verplichte e-facturatie via Peppol in België opent zich een unieke kans om uw volledige factuurverwerking te automatiseren. In dit artikel bespreken we hoe u dit aanpakt.

De uitdaging: handmatige factuurverwerking

Bij de traditionele verwerking van inkomende facturen doorloopt elke factuur een reeks handmatige stappen: ontvangst, registratie, controle, goedkeuring, boeking en betaling. Onderzoek door het Institute of Finance & Management toont aan dat de gemiddelde kosten per handmatig verwerkte factuur tussen de €10 en €30 liggen, met een verwerkingstijd van 10 tot 15 werkdagen.

Voor een bedrijf dat maandelijks 1.000 facturen ontvangt, kan dit oplopen tot €30.000 per maand aan verwerkingskosten. Dat is nog zonder de indirecte kosten door fouten, gemiste kortingen en vertraagde betalingen.

Waarom Peppol een gamechanger is voor factuurautomatisering

Het grote verschil met eerdere automatiseringsoplossingen is dat Peppol-facturen al gestructureerde data bevatten. Bij traditionele automatisering moest u investeren in OCR-technologie om data uit PDF's of scans te extraheren. Dat proces is nooit 100% nauwkeurig. Met Peppol ontvangt u factuurdata in UBL-formaat: een gestandaardiseerd XML-bestand waarin elk veld (bedrag, BTW, leverancier, betalingsgegevens) machineleesbaar is.

De 5 pijlers van geautomatiseerde factuurverwerking

1. Automatische ontvangst en registratie

Inkomende Peppol-facturen worden automatisch ontvangen via uw Access Point en geregistreerd in uw boekhoudsysteem. Er is geen handmatige data-invoer meer nodig. De factuurgegevens worden direct uitgelezen uit het UBL-bestand en gekoppeld aan de juiste leverancier in uw database.

2. Automatische validatie en controle

Het systeem controleert automatisch of de factuur voldoet aan alle vereisten: correct BTW-nummer, geldige bedragen, three-way matching met bestelbonnen en ontvangstbewijzen, controle op dubbele facturen en detectie van afwijkingen. Dit proces dat handmatig uren kan duren, gebeurt nu in seconden.

3. Intelligente goedkeuringsworkflows

Facturen die aan alle criteria voldoen, worden automatisch goedgekeurd (straight-through processing). Facturen die afwijken worden automatisch doorgestuurd naar de juiste goedkeurder. Denk aan een bedrag boven een bepaalde drempel of een onbekende leverancier. Grote bedrijven implementeren vaak meervoudige goedkeuringslagen op basis van bedrag, afdeling of kostenplaats.

4. Automatische boeking en codering

Op basis van historische data en vooraf ingestelde regels wordt elke factuur automatisch geboekt op de juiste grootboekrekening, kostenplaats en project. Machine learning kan hierbij helpen door patronen te herkennen in eerdere boekingen, zodat het systeem steeds nauwkeuriger wordt.

5. Betalingsoptimalisatie

Tot slot optimaliseert het systeem uw betalingen. Facturen met betalingskortingen worden geïdentificeerd en prioritair behandeld. Betalingen worden gebundeld om transactiekosten te minimaliseren, en het systeem houdt rekening met uw cashflow-planning om optimale betaalmomenten te bepalen.

Implementatie-aanpak voor grote bedrijven

Een succesvolle implementatie van geautomatiseerde factuurverwerking verloopt in fasen:

ERP-integratie: de sleutel tot volledige automatisering

De kracht van geautomatiseerde factuurverwerking ligt in de integratie met uw bestaande ERP-systeem. E-invoice.be biedt een krachtige Peppol API die u kunt koppelen aan elk ERP-platform. Hiermee worden inkomende facturen automatisch doorgestuurd naar uw boekhoudsysteem, zonder handmatige tussenkomst.

Voor de meestgebruikte ERP-systemen zijn er kant-en-klare integraties beschikbaar:

• SAP: Native Peppol-ondersteuning via Document Compliance of integratie via middleware
• Microsoft Dynamics 365: E-invoicing add-on met directe Peppol-connectiviteit
• Oracle: E-Business Suite met Peppol-integratiemodule
• Exact Online: Ingebouwde Peppol-functionaliteit voor Belgische bedrijven
• Odoo: Peppol-module beschikbaar voor verzending en ontvangst van e-facturen

ROI: wat levert automatisering op?

De return on investment van geautomatiseerde factuurverwerking is aanzienlijk. Op basis van marktonderzoek en praktijkervaring kunt u de volgende besparingen verwachten:

Voor een bedrijf dat maandelijks 1.000 facturen verwerkt, kan de jaarlijkse besparing al snel oplopen tot €150.000 of meer. Daarnaast zijn de kosten voor e-facturatie software en diensten tot en met 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar in België.

Aan de slag met geautomatiseerde factuurverwerking

De wettelijke verplichting tot e-facturatie is de ideale aanleiding om uw volledige factuurverwerking te automatiseren. Met e-invoice.be als uw Peppol Access Point krijgt u niet alleen toegang tot het Peppol-netwerk, maar ook tot een krachtige API waarmee u uw factuurverwerking volledig kunt integreren in uw bestaande systemen.